Der Advanced-Tarif von Document Library Pro enthält den Massen-Upload. Damit kannst du viele Dokumente auf einmal aus mehreren Dateien oder einer Tabelle erstellen. Das spart viel Zeit, wenn du eine Bibliothek einrichtest oder aus einem anderen System überträgst.
Es gibt zwei Methoden: Mehrere Dateien per Drag-and-drop hochladen, oder eine CSV-Datei importieren. Wenn du Dokumente stattdessen einzeln hinzufügen möchtest, siehe Dokumente zu deiner Dokumentenbibliothek hinzufügen.
Mehrere Dateien per Drag-and-drop hochladen
So füllst du eine neue Bibliothek am schnellsten. Gehe zu Massen-Upload im linken Menü und lege deine Dateien auf der Seite ab.
Für jede Datei wird ein Dokument erstellt. Der Dateiname wird zum Dokumenttitel. Die Dateiendung wird entfernt und Bindestriche werden durch Leerzeichen ersetzt, sodass aus board-minutes-march.pdf der Titel board minutes march wird. Bereinige unübersichtliche Dateinamen vor dem Hochladen. Das ist einfacher, als Dokumente später umzubenennen.
Verwenden In Kategorie hochladen über dem Ablagebereich, um alle Dateien, die du gleich hochlädst, einer Kategorie zuzuordnen. Lasse die Einstellung auf Keine Kategorie wenn du die Dokumente später sortieren möchtest.
Wenn die Dateien hochgeladen sind, kannst du jedes Dokument öffnen, eine Beschreibung hinzufügen, den Titel ändern oder weitere Kategorien und Schlagwörter zuweisen.
eine CSV-Datei importieren
Bei einem CSV-Import werden Titel, Beschreibung, Kategorien und weitere Angaben für jedes Dokument direkt bei der Erstellung festgelegt. So ist deine Bibliothek von Anfang an organisiert. Diese Methode eignet sich besser, wenn du eine Bibliothek aus einem anderen System überträgst.
Erstelle eine Tabelle mit einer Zeile pro Dokument und einer Spalte pro Information. Füge oben eine Kopfzeile ein und speichere oder exportiere die Tabelle anschließend als CSV-Datei.
- Gehe zu Massen-Upload und wähle CSV-Datei hochladen.
- Wähle deine Datei aus. Die maximale Größe wird im Bereich angezeigt.
- Prüfe die Spaltenzuordnung. Deine Überschriften werden automatisch unseren Feldern zugeordnet. Du kannst fehlerhafte Zuordnungen korrigieren oder eine Spalte auslassen.
- Klicken Importieren.
Der Fortschritt wird während der Verarbeitung angezeigt. Außerdem erhältst du eine Bestätigung, wenn der Import abgeschlossen ist. Importprotokoll anzeigen listet die erstellten Inhalte auf. Prüfe diese Liste, wenn eine Zeile nicht importiert wurde.
Verfügbare Spalten
- Name - Der Dokumenttitel. Dies ist die einzige Pflichtspalte.
- Inhalt - Die Dokumentbeschreibung als Klartext oder HTML.
- Auszug - Eine kurze Zusammenfassung. Im Bereich Dokument hinzufügen gibt es kein Feld für einen Auszug. Deshalb kannst du diese Angabe nur während eines Imports festlegen.
- Dateipfad - Die Webadresse einer Datei, die in deine Bibliothek übernommen werden soll. Die Datei wird dann gehostet und kann wie jede von dir hochgeladene Datei heruntergeladen werden.
- Direkte URL - Eine Webadresse, die als externer Link bestehen bleibt und nicht importiert wird, zum Beispiel ein Video oder eine Seite auf einer anderen Website.
- URL des Beitragsbilds - Die Adresse eines Bildes, das heruntergeladen und als Vorschaubild des Dokuments verwendet wird.
- Dateigröße - Nur für verlinkte Dokumente erforderlich, da die Größe aller für dich gehosteten Dateien automatisch ermittelt wird.
- Kategorien und Tags - Trenne mehrere Einträge durch Kommas. Noch nicht vorhandene Einträge werden während des Imports erstellt. Mit einem Größer-als-Zeichen wird eine Unterkategorie in eine übergeordnete Kategorie verschachtelt, zum Beispiel Berichte > 2026.
- Dokumentautoren - Der Autorenname, der beim Dokument angezeigt wird.
- Published - TRUE veröffentlicht das Dokument, FALSE speichert es als Entwurf.
- Datum - Das Veröffentlichungsdatum. Es ist wichtig, wenn deine Bibliothek nach Datum sortiert wird.
- Ablaufdatum - Das Datum, ab dem das Dokument in deiner Bibliothek ausgeblendet wird. Siehe Dokumentablauf.
- Beitrags-Slug - Der letzte Teil der eigenen Webadresse des Dokuments.
Welche Methode sollte ich verwenden?
- Drag-and-drop eignet sich für einen Ordner mit sinnvoll benannten Dateien, wenn die Dokumente nur erstellt werden müssen.
- Ein CSV-Import eignet sich für die Übertragung aus einem anderen System oder für Bibliotheken, bei denen Kategorien, Beschreibungen und Links von Anfang an wichtig sind.
- Wenn deine Dateien bereits in Google Drive oder Dropbox liegen, brauchst du keine der beiden Methoden. Verbinde stattdessen den Ordner. Deine Dokumente werden dann für dich erstellt und aktuell gehalten. Siehe einen Google Drive- oder Dropbox-Ordner mit deiner Bibliothek synchronisieren.
Für die Übertragung einer Bibliothek aus SharePoint sind einige zusätzliche Schritte erforderlich. Siehe Migration aus SharePoint.