Diese Anleitung erklärt, wie du Dokumente aus SharePoint nach Document Library Pro verschiebst. Du erledigst den Import in zwei Schritten: Lade die Dateien aus SharePoint herunter und importiere sie dann in deine Bibliothek. Eine Synchronisierung ist dafür nicht das richtige Werkzeug, weil die Dokumente dadurch weiterhin von SharePoint abhängig wären.
Lade deine Dateien aus SharePoint herunter
Für ein paar hundert Dateien verwende SharePoint in deinem Browser. Öffne die Dokumentbibliothek in SharePoint, wähle die gewünschten Dateien oder Ordner aus und wähle Download. SharePoint packt sie in eine ZIP-Datei.
Microsoft veröffentlicht diese Limits für das Herunterladen von Dateien und Ordnern aus OneDrive oder SharePoint.
- 250GB pro Datei
- 10.000 Dateien in einem einzelnen Download
- 10.000 Dateien pro Ordner
- 10GB pro ZIP-Datei, wenn die Inhalte bereits komprimiert sind, und insgesamt 20GB
- OneNote-Notizbücher können nicht heruntergeladen werden. Stattdessen erhältst du eine Fehlerdatei.
- Du kannst aus der Ansicht "Geteilt" keinen Massendownload durchführen. Du musst aus der Bibliothek selbst herunterladen.
- SharePoint Server 2019 On-Premises kann überhaupt keinen Mehrdateien-Download durchführen.
Für größere Bibliotheken verwende die OneDrive-Synchronisierungs-App. Microsofts eigene Empfehlung ab mehr als 10.000 Dateien ist, die Bibliothek mit einem Computer zu synchronisieren, zu warten, bis OneDrive alles heruntergeladen hat, und den Ordner dann an einen Ort außerhalb von OneDrive zu kopieren. Du brauchst genug Speicherplatz für die gesamte Bibliothek, und der Vorgang kann lange dauern.
Behalte die Ordnerstruktur beim Kopieren der Dateien bei. Führe die Ordner nicht an einem Ort zusammen, denn die Ordner werden später zu Kategorien.
Was nicht übernommen wird
SharePoint-Metadatenspalten, Versionsverlauf und Berechtigungen werden nicht mit den heruntergeladenen Dateien übernommen. Du erhältst die Dateien und die Ordnerstruktur. Kategorien und Tags in Document Library Pro decken ab, wofür die meisten Bibliotheken Metadatenspalten verwendet haben.
Plane deine Kategorien vor dem Import
Ordner werden in Document Library Pro zu Kategorien. Kategorien steuern die Filter, die Besucher verwenden, und verschachtelte Kategorien werden unterstützt. Schreibe eine untergeordnete Kategorie als Übergeordnet > Untergeordnet, zum Beispiel Reports > Board minutes.
Lege vor dem Import fest, welche Dokumente in eine geschützte Bibliothek gehören. Das wirkt sich darauf aus, wie du die fertige Bibliothek veröffentlichst.
Importiere deine Dokumente
Du kannst Dokumente von der Importieren Seite auf zwei Arten importieren. Beide Methoden sind im Advanced-Tarif verfügbar.
Bei der ersten Methode ziehst du mehrere Dateien auf die Seite Massen-Upload. Für jede Datei wird ein Dokument erstellt. Der Dateiname wird als Titel verwendet, die Dateiendung entfernt und Bindestriche werden durch Leerzeichen ersetzt. Aus board-minutes-march.pdf wird zum Beispiel board minutes march. SharePoint-Dateinamen sind häufig unübersichtlich. Prüfe sie deshalb vor dem Import, statt die Dokumente später umzubenennen.
Die zweite Methode ist, eine Tabelle als CSV-Datei zu importieren. Nach SharePoint ist das normalerweise die bessere Wahl, weil du Titel und Kategorien für jedes Dokument festlegen kannst, bevor etwas live geht. Erstelle die Tabelle aus der Ordnerliste, mit einer Zeile pro Dokument, einer Spalte pro Feld und einer Kopfzeile oben.
Lade die CSV-Datei auf der Seite Massen-Upload hoch. Deine Spaltenüberschriften werden automatisch unseren Feldern zugeordnet. Prüfe die Zuordnungen, korrigiere falsche Einträge und starte dann den Import.
Du kannst die folgenden Spalten einfügen.
- Name ist erforderlich. Dies ist der Titel des Dokuments.
- Inhalt ist die Dokumentbeschreibung als Klartext oder HTML.
- Auszug ist eine kurze Zusammenfassung des Dokuments.
- Dateipfad ist eine öffentliche Webadresse einer Datei, die in die Bibliothek übernommen wird, sodass sie gehostet und herunterladbar ist.
- Direkte URL ist eine Webadresse, die ein externer Link bleibt, statt importiert zu werden.
- URL des Beitragsbilds ist eine öffentliche Bildadresse, die heruntergeladen und als Vorschaubild festgelegt wird.
- Dateigröße ist nur für verlinkte Dokumente erforderlich, da die Größe aller für dich gehosteten Dateien automatisch ermittelt wird.
- Kategorien und Tags werden während des Imports erstellt, wenn sie nicht existieren, und Parent > Child verschachtelt sie.
- Dokumentautoren ist der Autorenname, der beim Dokument angezeigt wird.
- Published ist TRUE oder FALSE. Dies steuert, ob das Dokument live geht oder als Entwurf bleibt.
Siehe Massen-Upload für die vollständige Importreferenz.
Veröffentliche die Bibliothek und lege den Zugriff fest
- Öffnen Publish Library im Dashboard.
- Kopiere den Einbettungscode. Er enthält ein iframe und ein kleines Skript zur Größenanpassung.
- Füge die Website, auf der du einbettest, zum Feld für erlaubte Domains hinzu.
- Füge den Einbettungscode in deine Seite ein.
Deine Bibliothek funktioniert auch als eigenständige Seite unter your-slug.documentlibrary.app oder unter deiner eigenen gebrandeten Adresse.
Für Bibliotheken, die nicht öffentlich sein sollen, verwende Passwortschutz oder bette die Bibliothek in eine Website ein, die bereits einen eigenen Login hat. Siehe deine Bibliothek veröffentlichen für die vollständigen Veröffentlichungsschritte.
Prüfe deine gescannten Dokumente
Die Suche erfasst den Text in PDF-, Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien. Ein gescanntes PDF ist ein Bild einer Seite, daher gibt es darin keinen Text zum Indexieren. Es kann nur über Titel, Beschreibung und Kategorien gefunden werden.
Identifiziere gescannte Dokumente möglichst während des Imports. Gib ihnen klare Titel und Beschreibungen, damit Besucher sie trotzdem finden können. Siehe Suche in der Dokumentbibliothek für mehr darüber, was die Suche umfasst.
Weiterführende Lektüre: Siehe Migration weg von SharePoint für eine ausführlichere Anleitung zur Planung eines Wechsels weg von SharePoint.