Einen Google Drive- oder Dropbox-Ordner mit deiner Bibliothek synchronisieren

Document Library Pro kann eine Dokumentkategorie automatisch aus einem Google Drive- oder Dropbox-Ordner aufbauen. Du fügst den Freigabelink des Ordners in eine Kategorie ein, die Dokumente werden automatisch erstellt, und deine Bibliothek bleibt mit dem Ordner synchron. Die Ordner-Synchronisation ist verfügbar im Advanced plan.

So funktioniert es

Wenn du einen Ordner verbindest, erstellt Document Library Pro für jede darin enthaltene Datei ein Dokument und verwendet den Dateinamen als Dokumenttitel. Unterordner werden zu Unterkategorien, sodass deine Ordnerstruktur und deine Bibliotheksstruktur immer übereinstimmen. Dateitypen und -größen werden automatisch erkannt, und synchronisierte Dokumente erhalten die üblichen Such-, Filter-, Vorschau- und Download-Funktionen. Native Google Docs, Sheets und Slides öffnen sich auf Google in einem neuen Tab, während andere Dateitypen direkt aus deiner Bibliothek heruntergeladen werden.

Der Ordner ist die maßgebliche Quelle. Deine Bibliothek synchronisiert sich jeden Tag automatisch mit ihm, oder du synchronisierst bei Bedarf mit der Schaltfläche Jetzt synchronisieren . Es müssen keine API-Schlüssel oder Kontoverknüpfungen eingerichtet werden: Document Library Pro benötigt nur den öffentlichen Freigabelink des Ordners und liest ausschließlich aus deinem Ordner, ohne jemals etwas darin zu ändern.

Einrichtung

1. Einen Freigabelink für den Ordner erstellen

Google Drive: Öffnen Google Drive und klicke mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den du synchronisieren möchtest. Wähle Freigeben, dann Freigeben erneut. Wähle unter Allgemeiner Zugriffdie Option Jeder, der über den Link verfügt mit der Rolle Betrachter , und klicke dann auf Link kopieren. Ordner in einer geteilten Ablage von Google Workspace funktionieren genauso, solange Allgemeiner Zugriff auf Jeder, der über den Link verfügt gesetzt ist. Wenn diese Option fehlt oder ausgegraut ist, hat dein Workspace-Administrator die Linkfreigabe für diese geteilte Ablage deaktiviert und muss sie erlauben.
Dropbox: Öffnen Dropbox und zeige mit der Maus auf den Ordner, den du synchronisieren möchtest. Klicke auf Freigeben, erstelle einen Link mit der Einstellung Jeder mit diesem Link kann sie ansehen, und klicke dann auf Link kopieren.

Bedenke, dass jeder mit dem Link den Ordner direkt öffnen kann. Synchronisiere also nur Ordner, deren Inhalte für die Nutzer deiner Bibliothek geeignet sind. Du kannst weiterhin die Bibliothek selbst schützen mit einem Passwort.

2. Den Ordner mit einer Kategorie verbinden

Öffne den Bereich Kategorien in deiner Bibliotheksverwaltung.
Erstelle eine neue Kategorie oder öffne eine bestehende über Bearbeiten.
Füge deinen Link in das Feld Google Drive- oder Dropbox-Ordner ein.
Klicken Kategorie hinzufügen oder Aktualisieren.

Die erste Synchronisierung startet sofort, und du verfolgst den Fortschritt in der Spalte Cloud-Synchronisierung des Kategorien-Bildschirms.

Eine synchronisierte Kategorie verwalten

Dokumente aktualisieren

Um ein synchronisiertes Dokument zu ändern, ändere die Datei in Google Drive oder Dropbox:

Wenn du dem Ordner eine Datei hinzufügst, erscheint ein neues Dokument in deiner Bibliothek.
Wenn du eine Datei löschst, wird das zugehörige Dokument entfernt.
Wenn du eine Datei ersetzt oder aktualisierst, wird das Dokument entsprechend aktualisiert.

Änderungen kommen bei der nächsten täglichen Synchronisierung an, oder sofort, wenn du klickst auf Jetzt synchronisieren.

Tags und andere Details hinzufügen

Der synchronisierte Ordner steuert die Datei, den Titel (aus dem Dateinamen) und die Kategorie (passend zum Ordner). Öffne in der Bibliotheksverwaltung das Dokument auf dem Bildschirm Dokumente mit Bearbeiten um weitere Details hinzuzufügen.

Du kannst die Beschreibung, Tags, Autoren und das Beitragsbild bearbeiten. Mit Tags und Autoren können Besucher eine synchronisierte Bibliothek genauso filtern wie jede andere.
Gesperrte Felder sind ausgegraut und haben ein Schlosssymbol. Fahre mit der Maus darüber oder klicke darauf, um zu sehen, warum sie gesperrt sind und wo du sie ändern kannst.
Bei jeder Synchronisierung bleiben Tags, Autoren, Beschreibung und Bild erhalten, auch wenn die Datei umbenannt, durch eine neue Version ersetzt oder in einen anderen Unterordner des synchronisierten Ordners verschoben wird.
Wenn du eine Datei aus dem Ordner löschst und erneut hochlädst, zählt sie als neue Datei und startet daher ohne die Tags, die du zuvor hinzugefügt hast.
Der Dokumentenablauf ist für synchronisierte Dokumente nicht verfügbar. Um ein Dokument zu entfernen, lösche oder verschiebe die Datei in Google Drive oder Dropbox. Ein Bibliothekspasswort funktioniert weiterhin wie gewohnt.

Einen Ordner trennen

Um die Synchronisierung zu beenden, bearbeite die Kategorie und trenne den Ordner. Deine Dokumente bleiben erhalten, es verschwindet also nichts aus deiner Bibliothek. Wenn du die Dokumente ebenfalls löschen möchtest, öffne den Hauptbereich Dokumente in deiner Document-Library-Pro-Verwaltung, wähle die betreffenden Dokumente aus und lösche sie.

Wenn du denselben Ordner später erneut verbindest, erkennt Document Library Pro die vorhandenen Dokumente und synchronisiert sie einfach weiter, statt Duplikate zu erstellen.

Fehlerbehebung

„Auf diesen Ordner kann nicht zugegriffen werden“: Der Link ist nicht öffentlich freigegeben. Stelle die Freigabe des Ordners auf „Jeder, der über den Link verfügt“ und füge den Link erneut ein.
Du hast einen Link zu einer einzelnen Datei eingefügt: Die Ordner-Synchronisation benötigt einen Ordnerlink, keinen Dateilink. Öffne den Ordner, der die Datei enthält, und kopiere den Link des gesamten Ordners.
Der Ordner ist leer: Das ist in Ordnung. Die Kategorie bleibt einfach leer, bis du dem Ordner Dateien hinzufügst.
„Dieser Ordner befindet sich im Papierkorb von Google Drive“: Jemand hat den synchronisierten Ordner in Google Drive in den Papierkorb verschoben. Stelle ihn in Google Drive wieder her, dann läuft die Synchronisierung bei der nächsten Synchronisierung oder wenn du auf Jetzt synchronisieren klickst weiter. Deine Dokumente bleiben währenddessen unverändert.
„N Dateien konnten nicht synchronisiert werden“: Die Synchronisierung ist abgeschlossen, aber diese Dateien konnten deiner Bibliothek nicht hinzugefügt oder dort aktualisiert werden. Sie werden bei der nächsten täglichen Synchronisierung erneut versucht, oder sofort, wenn du auf Jetzt synchronisieren klickst. Wenn dieselben Dateien weiterhin fehlschlagen, kontaktiere den Support mit den Dateinamen.
„Die Synchronisierung wird automatisch erneut versucht“: Google Drive, Dropbox oder der Synchronisierungsdienst war vorübergehend nicht erreichbar. Du musst nichts tun. Es wird nach etwa 15 Minuten erneut versucht, bis zu drei Mal, und die nächste tägliche Synchronisierung versucht es ohnehin erneut.

Was auch immer schiefgeht: Synchronisierungsfehler löschen niemals deine Dokumente. Wird ein Ordner unerreichbar, behält deine Bibliothek die vorhandenen Dokumente und zeigt in der Spalte Cloud Sync einen Fehler an, bis wieder synchronisiert werden kann.