Einen Google Drive- oder Dropbox-Ordner mit Ihrer Bibliothek synchronisieren

Document Library Pro kann eine Dokumentkategorie automatisch aus einem Google Drive- oder Dropbox-Ordner aufbauen. Sie fügen den Freigabelink des Ordners in eine Kategorie ein, die Dokumente werden automatisch erstellt, und Ihre Bibliothek bleibt mit dem Ordner synchron. Die Ordner-Synchronisation ist verfügbar im Advanced plan.

So funktioniert es

Wenn Sie einen Ordner verbinden, erstellt Document Library Pro für jede darin enthaltene Datei ein Dokument und verwendet den Dateinamen als Dokumenttitel. Unterordner werden zu Unterkategorien, sodass Ihre Ordnerstruktur und Ihre Bibliotheksstruktur immer übereinstimmen. Dateitypen und -größen werden automatisch erkannt, und synchronisierte Dokumente erhalten die üblichen Such-, Filter-, Vorschau- und Download-Funktionen. Native Google Docs, Sheets und Slides öffnen sich auf Google in einem neuen Tab, während andere Dateitypen direkt aus Ihrer Bibliothek heruntergeladen werden.

Der Ordner ist die maßgebliche Quelle. Ihre Bibliothek synchronisiert sich jeden Tag automatisch mit ihm, oder Sie synchronisieren bei Bedarf mit der Schaltfläche Jetzt synchronisieren . Es müssen keine API-Schlüssel oder Kontoverknüpfungen eingerichtet werden: Document Library Pro benötigt nur den öffentlichen Freigabelink des Ordners und liest ausschließlich aus Ihrem Ordner, ohne jemals etwas darin zu ändern.

Einrichtung

1. Einen Freigabelink für den Ordner erstellen

Google Drive: Öffnen Google Drive und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie synchronisieren möchten. Wählen Sie Freigeben, dann Freigeben erneut. Wählen Sie unter Allgemeiner Zugriffdie Option Jeder, der über den Link verfügt mit der Rolle Betrachter , und klicken Sie dann auf Link kopieren. Ordner in einer geteilten Ablage von Google Workspace funktionieren genauso, solange Allgemeiner Zugriff auf Jeder, der über den Link verfügt gesetzt ist. Wenn diese Option fehlt oder ausgegraut ist, hat Ihr Workspace-Administrator die Linkfreigabe für diese geteilte Ablage deaktiviert und muss sie erlauben.
Dropbox: Öffnen Dropbox und zeigen Sie mit der Maus auf den Ordner, den Sie synchronisieren möchten. Klicken Sie auf Freigeben, erstellen Sie einen Link mit der Einstellung Jeder mit diesem Link kann sie ansehen, und klicken Sie dann auf Link kopieren.

Bedenken Sie, dass jeder mit dem Link den Ordner direkt öffnen kann. Synchronisieren Sie also nur Ordner, deren Inhalte für die Nutzer Ihrer Bibliothek geeignet sind. Sie können weiterhin die Bibliothek selbst schützen with a password.

2. Den Ordner mit einer Kategorie verbinden

Öffnen Sie den Bereich Kategorien in Ihrer Bibliotheksverwaltung.
Erstellen Sie eine neue Kategorie oder öffnen Sie eine bestehende über Bearbeiten.
Fügen Sie Ihren Link in das Feld Google Drive- oder Dropbox-Ordner ein.
Klicken Kategorie hinzufügen oder Aktualisieren.

Die erste Synchronisierung startet sofort, und Sie verfolgen den Fortschritt in der Spalte Cloud-Synchronisierung des Kategorien-Bildschirms.

Eine synchronisierte Kategorie verwalten

Dokumente aktualisieren

Um ein synchronisiertes Dokument zu ändern, ändern Sie die Datei in Google Drive oder Dropbox:

Wenn Sie dem Ordner eine Datei hinzufügen, erscheint ein neues Dokument in Ihrer Bibliothek.
Wenn Sie eine Datei löschen, wird das zugehörige Dokument entfernt.
Wenn Sie eine Datei ersetzen oder aktualisieren, wird das Dokument entsprechend aktualisiert.

Änderungen kommen bei der nächsten täglichen Synchronisierung an, oder sofort, wenn Sie klicken auf Jetzt synchronisieren.

Tags und andere Details hinzufügen

Der synchronisierte Ordner steuert die Datei, den Titel (aus dem Dateinamen) und die Kategorie (passend zum Ordner). Öffne in der Bibliotheksverwaltung das Dokument auf dem Bildschirm Dokumente mit Bearbeiten um weitere Details hinzuzufügen.

Du kannst die Beschreibung, Tags, Autoren und das Beitragsbild bearbeiten. Mit Tags und Autoren können Besucher eine synchronisierte Bibliothek genauso filtern wie jede andere.
Gesperrte Felder sind ausgegraut und haben ein Schlosssymbol. Fahre mit der Maus darüber oder klicke darauf, um zu sehen, warum sie gesperrt sind und wo du sie ändern kannst.
Bei jeder Synchronisierung bleiben Tags, Autoren, Beschreibung und Bild erhalten, auch wenn die Datei umbenannt, durch eine neue Version ersetzt oder in einen anderen Unterordner des synchronisierten Ordners verschoben wird.
Wenn du eine Datei aus dem Ordner löschst und erneut hochlädst, zählt sie als neue Datei und startet daher ohne die Tags, die du zuvor hinzugefügt hast.
Der Dokumentenablauf ist für synchronisierte Dokumente nicht verfügbar. Um ein Dokument zu entfernen, lösche oder verschiebe die Datei in Google Drive oder Dropbox. Ein Bibliothekspasswort funktioniert weiterhin wie gewohnt.

Einen Ordner trennen

Um die Synchronisierung zu beenden, bearbeiten Sie die Kategorie und trennen Sie den Ordner. Ihre Dokumente bleiben erhalten, es verschwindet also nichts aus Ihrer Bibliothek. Wenn Sie die Dokumente ebenfalls löschen möchten, öffnen Sie den Hauptbereich Dokumente in Ihrer Document-Library-Pro-Verwaltung, wählen Sie die betreffenden Dokumente aus und löschen Sie sie.

Wenn Sie denselben Ordner später erneut verbinden, erkennt Document Library Pro die vorhandenen Dokumente und synchronisiert sie einfach weiter, statt Duplikate zu erstellen.

Fehlerbehebung

„Auf diesen Ordner kann nicht zugegriffen werden“: Der Link ist nicht öffentlich freigegeben. Stellen Sie die Freigabe des Ordners auf „Jeder, der über den Link verfügt“ und fügen Sie den Link erneut ein.
Sie haben einen Link zu einer einzelnen Datei eingefügt: Die Ordner-Synchronisation benötigt einen Ordnerlink, keinen Dateilink. Öffnen Sie den Ordner, der die Datei enthält, und kopieren Sie den Link des gesamten Ordners.
Der Ordner ist leer: Das ist in Ordnung. Die Kategorie bleibt einfach leer, bis Sie dem Ordner Dateien hinzufügen.
„Dieser Ordner befindet sich im Papierkorb von Google Drive“: Jemand hat den synchronisierten Ordner in Google Drive in den Papierkorb verschoben. Stellen Sie ihn in Google Drive wieder her, dann läuft die Synchronisierung bei der nächsten Synchronisierung oder wenn Sie auf Jetzt synchronisieren klicken weiter. Ihre Dokumente bleiben währenddessen unverändert.
„N Dateien konnten nicht synchronisiert werden“: Die Synchronisierung ist abgeschlossen, aber diese Dateien konnten Ihrer Bibliothek nicht hinzugefügt oder dort aktualisiert werden. Sie werden bei der nächsten täglichen Synchronisierung erneut versucht, oder sofort, wenn Sie auf Jetzt synchronisieren klicken. Wenn dieselben Dateien weiterhin fehlschlagen, kontaktieren Sie den Support mit den Dateinamen.
„Die Synchronisierung wird automatisch erneut versucht“: Google Drive, Dropbox oder der Synchronisierungsdienst war vorübergehend nicht erreichbar. Sie müssen nichts tun. Es wird nach etwa 15 Minuten erneut versucht, bis zu drei Mal, und die nächste tägliche Synchronisierung versucht es ohnehin erneut.

Was auch immer schiefgeht: Synchronisierungsfehler löschen niemals Ihre Dokumente. Wird ein Ordner unerreichbar, behält Ihre Bibliothek die vorhandenen Dokumente und zeigt in der Spalte Cloud Sync einen Fehler an, bis wieder synchronisiert werden kann.