La gestión documental para asociaciones suele generar una frustración que la mayoría de los equipos de afiliación conocen bien. Los socios escriben a la oficina preguntando dónde encontrar un formulario o una política publicada hace meses, y alguien tiene que buscarlo a mano. Los archivos existen, pero son difíciles de localizar porque el software con el que gestionas tu asociación nunca fue diseñado para que los documentos sean encontrables.
¿Le suena?
La solución es crear una biblioteca de documentos con búsqueda que viva en el sitio web de tu asociación y funcione junto al sistema de afiliación que ya tienes. Eso es lo que recomendaría, y a continuación explicaré dónde encaja, qué debe contener y cómo mantener privadas las partes sensibles.
What membership software leaves out
Tu software de gestión de asociaciones está diseñado para gestionar la afiliación en sí: altas, renovaciones, cuotas, la base de datos de socios, correo y registro de eventos. Los documentos suelen ser una idea de última hora, gestionados con una carga de archivo básica o una larga página de enlaces dentro del área de socios.
Una página de enlaces funciona para hasta cinco archivos. A partir de ahí, los socios no pueden buscar, no pueden filtrar ni saber qué versión es la actual. Como resultado, se rinden y te escriben. La parte documental se convierte en silencio en el problema de la oficina, mientras también hace perder el tiempo a tus socios.
Muy pocas herramientas documentales pueden resolver este problema. Eso se debe a que la mayoría de las opciones del mercado están creadas para el almacenamiento y el intercambio interno de archivos. Simplemente no están diseñadas para publicar documentos y recursos como una biblioteca que los socios y el público puedan buscar, y sin embargo esto es exactamente lo que necesitan las asociaciones.
Most associations need two types of document library
Una vez que empieza a publicar documentos correctamente, la mayoría de las asociaciones descubren que realmente tienen dos bibliotecas (incluso si ambas están en el mismo sitio web):
- Biblioteca pública que cualquiera puede consultar. Aquí se encuentran tus estatutos, el informe anual, boletines y números anteriores, actas de reuniones públicas y formularios de inscripción. También funciona como escaparate que muestra a los futuros socios lo que produce, por eso una buena biblioteca de recursos vale la pena hacerla bien.
- Biblioteca privada tras un inicio de sesión. Contiene documentos del consejo y comités, el directorio de socios, recursos de formación, formularios de renovación y materiales de eventos a los que solo deben acceder los socios al día, muy similar a un portal de socios.
Cuando analizamos las asociaciones que usan Document Library Pro, descubrimos que la gran mayoría lo utilizaban para crear Bibliotecas PDFcon búsqueda. La mayoría optó por listar sus PDF en una tabla por los datos estructurados que muestra sobre cada documento.
Fitting a library around the system you already have
Si estás creando una biblioteca de documentos para tu asociación, tu objetivo debe ser hacerlo sin perturbar el sistema de afiliación que ya utilizas. Los socios no deberían necesitar una segunda cuenta ni un sitio separado para acceder a los documentos, y tú no deberías tener que mover ninguno de tus datos de afiliación.
Creamos Document Library Pro para encajar de esta manera. Convierte tus archivos en una biblioteca de documentos con búsqueda en la que los socios pueden buscar, filtrar por categoría y previsualizar en el navegador sin descargar. Pueden descargar un solo archivo o seleccionar varios y descargarlos juntos como ZIP.
Importantly, the document library fits into your existing members area. Whatever type of website or platform you use for the members area, you can embed your document libraries into it. If your association’s website is built on WordPress, then you can install the WordPress plugin. For all other platforms including Squarespace, Wix, Webflow, a custom site or an internal intranet, choose the hosted version and embed document libraries as needed. Either way, the library lives on the site members already visit.
Document Library Pro tiene dos funciones especialmente útiles para los documentos de las asociaciones:
- El formulario de envío en el frontend permite que los comités o capítulos locales suban sus propios documentos, con la opción de que cada uno quede pendiente de aprobación. Así, la biblioteca no depende de una sola persona. Según el tipo de asociación que gestiones, incluso puedes permitir que los socios envíen documentos para compartir con otros en la biblioteca.
- Si publicas documentos en las áreas públicas de tu sitio, la función de captura de correo electrónico te permite usar la biblioteca de documentos como imanes de captación de socios. Es una excelente manera de convertir un recurso popular en un contacto potencial de afiliación. Es el mismo enfoque que muchas ONG usan para ampliar su lista de seguidores.
Common questions from associations
Does a document library replace our association management software?
No. Ambos funcionan juntos. Tu software de gestión de asociaciones sigue gestionando la afiliación, las cuotas y los eventos. Document Library Pro gestiona los documentos, publicándolos como una biblioteca con búsqueda que socios y público pueden consultar en tu propio sitio.
How do we keep the members’ library private?
Aunque Document Library Pro incluye una opción de protección por contraseña para cada biblioteca, para la mayoría de las asociaciones recomiendo simplemente integrar la biblioteca en tu área de socios existente. Esta ya está restringida a socios, por lo que la biblioteca heredará automáticamente las mismas protecciones.
Can members add their own documents?
Sí. Un formulario de envío en el frontend permite que los socios, comités o capítulos locales suban documentos directamente, con la opción de retenerlos para aprobación antes de que aparezcan en la biblioteca.
Which platforms does it work on?
Instala Document Library Pro como plugin de WordPress o configura la versión alojada e integra las bibliotecas en cualquier otra plataforma como Squarespace, Wix, Webflow, un sitio personalizado o una intranet interna. Esto significa que se adapta tanto si tu asociación usa WordPress como cualquier otra cosa. Puedes leer más en el Asociaciones de miembros .
Start with your most-requested documents
No tienes que migrar todo de una vez. Empieza con los archivos que los socios piden con más frecuencia, como tus estatutos, el último boletín y el formulario de renovación, y ponlos primero en una biblioteca con búsqueda. El resto puede seguir cuando tengas tiempo.
Hazlo y tu software de afiliación seguirá haciendo lo que hace bien, mientras tus documentos tendrán por fin un hogar que hace lo mismo. Cuando estés listo, regístrese para una prueba gratuita de 14 días de Document Library Pro and build a library your members turn to first. If your association is a registered nonprofit or charity, you can also claim 15% off through our página de descuento para organizaciones sin ánimo de lucro.
