La gestión documental para asociaciones suele generar una frustración que la mayoría de los equipos de afiliación conocen bien. Los socios escriben a la oficina preguntando dónde encontrar un formulario o una política publicada hace meses, y alguien tiene que buscarlo a mano. Los archivos existen, pero son difíciles de localizar porque el software con el que gestiona su asociación nunca fue diseñado para que los documentos sean encontrables.
¿Le suena?
La solución es crear una biblioteca de documentos con búsqueda que viva en el sitio web de su asociación y funcione junto al sistema de afiliación que ya tiene. Eso es lo que recomendaría, y a continuación explicaré dónde encaja, qué debe contener y cómo mantener privadas las partes sensibles.
Lo que el software de afiliación no incluye
Su software de gestión de asociaciones está diseñado para gestionar la afiliación en sí: altas, renovaciones, cuotas, la base de datos de socios, correo y registro de eventos. Los documentos suelen ser una idea de última hora, gestionados con una carga de archivo básica o una larga página de enlaces dentro del área de socios.
Una página de enlaces funciona para hasta cinco archivos. A partir de ahí, los socios no pueden buscar, no pueden filtrar ni saber qué versión es la actual. Como resultado, se rinden y le escriben. La parte documental se convierte en silencio en el problema de la oficina, mientras también hace perder el tiempo a sus socios.
Muy pocas herramientas documentales pueden resolver este problema. Eso se debe a que la mayoría de las opciones del mercado están creadas para el almacenamiento y el intercambio interno de archivos. Simplemente no están diseñadas para publicar documentos y recursos como una biblioteca que los socios y el público puedan buscar, y sin embargo esto es exactamente lo que necesitan las asociaciones.
La mayoría de las asociaciones necesitan dos tipos de biblioteca documental
Una vez que empieza a publicar documentos correctamente, la mayoría de las asociaciones descubren que realmente tienen dos bibliotecas (incluso si ambas están en el mismo sitio web):
- Biblioteca pública que cualquiera puede consultar. Aquí se encuentran sus estatutos, el informe anual, boletines y números anteriores, actas de reuniones públicas y formularios de inscripción. También funciona como escaparate que muestra a los futuros socios lo que produce, por eso una buena biblioteca de recursos vale la pena hacerla bien.
- Biblioteca privada tras un inicio de sesión. Contiene documentos del consejo y comités, el directorio de socios, recursos de formación, formularios de renovación y materiales de eventos a los que solo deben acceder los socios al día, muy similar a un portal de socios.
Cuando analizamos las asociaciones que usan Document Library Pro, descubrimos que la gran mayoría lo utilizaban para crear Bibliotecas PDFcon búsqueda. La mayoría optó por listar sus PDF en una tabla por los datos estructurados que muestra sobre cada documento.
Adaptar una biblioteca al sistema que ya tiene
Si está creando una biblioteca de documentos para su asociación, su objetivo debe ser hacerlo sin perturbar el sistema de afiliación que ya utiliza. Los socios no deberían necesitar una segunda cuenta ni un sitio separado para acceder a los documentos, y usted no debería tener que mover ninguno de sus datos de afiliación.
Creamos Document Library Pro para encajar de esta manera. Convierte sus archivos en una biblioteca de documentos con búsqueda en la que los socios pueden buscar, filtrar por categoría y previsualizar en el navegador sin descargar. Pueden descargar un solo archivo o seleccionar varios y descargarlos juntos como ZIP.
Es importante destacar que la biblioteca de documentos se integra en su área de socios existente. Sea cual sea el tipo de sitio web o plataforma que use para el área de socios, puede incorporar sus bibliotecas de documentos en ella. Si el sitio web de su asociación está creado en WordPress, puede instalar el plugin de WordPress. Para todas las demás plataformas, incluyendo Squarespace, Wix, Webflow, un sitio personalizado o una intranet interna, elija la versión alojada e integre las bibliotecas donde sea necesario. En cualquier caso, la biblioteca vive en el sitio que los socios ya visitan.
Document Library Pro tiene dos funciones especialmente útiles para los documentos de las asociaciones:
- El formulario de envío en el frontend permite que los comités o capítulos locales suban sus propios documentos, con la opción de que cada uno quede pendiente de aprobación. Así, la biblioteca no depende de una sola persona. Según el tipo de asociación que gestione, incluso puede permitir que los socios envíen documentos para compartir con otros en la biblioteca.
- Si publica documentos en las áreas públicas de su sitio, la función de captura de correo electrónico le permite usar la biblioteca de documentos como imanes de captación de socios. Es una excelente manera de convertir un recurso popular en un contacto potencial de afiliación. Es el mismo enfoque que muchas ONG usan para ampliar su lista de seguidores.
Preguntas frecuentes de las asociaciones
¿Una biblioteca de documentos reemplaza nuestro software de gestión de asociaciones?
No. Ambos funcionan juntos. Su software de gestión de asociaciones sigue gestionando la afiliación, las cuotas y los eventos. Document Library Pro gestiona los documentos, publicándolos como una biblioteca con búsqueda que socios y público pueden consultar en su propio sitio.
¿Cómo mantenemos la biblioteca de socios privada?
Aunque Document Library Pro incluye una opción de protección por contraseña para cada biblioteca, para la mayoría de las asociaciones recomiendo simplemente integrar la biblioteca en su área de socios existente. Esta ya está restringida a socios, por lo que la biblioteca heredará automáticamente las mismas protecciones.
¿Pueden los miembros añadir documentos?
Sí. Un formulario de envío en el frontend permite que los socios, comités o capítulos locales suban documentos directamente, con la opción de retenerlos para aprobación antes de que aparezcan en la biblioteca.
¿En qué plataformas funciona?
Instale Document Library Pro como plugin de WordPress o configure la versión alojada e integre las bibliotecas en cualquier otra plataforma como Squarespace, Wix, Webflow, un sitio personalizado o una intranet interna. Esto significa que se adapta tanto si su asociación usa WordPress como cualquier otra cosa. Puede leer más en el Asociaciones de miembros .
Empiece con los documentos más solicitados
No tiene que migrar todo de una vez. Empiece con los archivos que los socios piden con más frecuencia, como sus estatutos, el último boletín y el formulario de renovación, y ponlos primero en una biblioteca con búsqueda. El resto puede seguir cuando tenga tiempo.
Hágalo y su software de afiliación seguirá haciendo lo que hace bien, mientras sus documentos tendrán por fin un hogar que hace lo mismo. Cuando esté listo, regístrese para una prueba gratuita de 14 días de Document Library Pro y cree una biblioteca a la que sus socios acudan primero.
