La gestión documental en la nube significa almacenar, organizar y trabajar con sus documentos a través de software que funciona por internet, en lugar de en un ordenador o servidor de su propia oficina. Sus archivos se alojan en el centro de datos de un proveedor y puede acceder a ellos desde un navegador o una aplicación desde cualquier lugar con conexión.
La etiqueta abarca una amplia gama de herramientas, desde sistemas empresariales completos hasta almacenamiento simple de archivos, y no son intercambiables. En este artículo explicaré qué incluye realmente la “gestión documental en la nube”, los principales tipos de herramientas que llevan ese nombre y cómo determinar cuál se adapta al trabajo que desea realizar.
Qué significa la gestión documental en la nube
La gestión documental en la nube es la práctica de mantener los documentos de su organización en software en línea en lugar de en máquinas locales. El proveedor aloja los archivos, gestiona las copias de seguridad y la seguridad, y da acceso a su personal a través de la web.
El atractivo es sencillo. Nadie necesita enviar por correo la última versión de un archivo ni buscar en una unidad compartida que solo existe en el portátil de una persona. Todos trabajan desde la misma copia en línea, las actualizaciones son visibles para todo el equipo y los documentos sobreviven a un dispositivo perdido o a un disco duro fallido.
Sin embargo, hay algo que conviene entender antes de comparar productos: “gestión documental en la nube” describe herramientas que hacen trabajos bastante diferentes. Algunas controlan los documentos de forma estricta para el personal que inicia sesión, mientras que otras simplemente almacenan archivos. Algunas están diseñadas para publicar documentos hacia el exterior para que el público los lea. Para elegir la gestión documental en la nube correcta, necesita entender qué tipo necesita.
Cuando investigamos este espacio nosotros mismos, nos sorprendió ver que casi todas las herramientas de documentos en la nube están diseñadas para almacenar y controlar archivos para personas que inician sesión. Muy pocas están diseñadas para publicar una biblioteca buscable hacia el exterior, al público o a un área de miembros. Vale la pena tenerlo en cuenta, porque muchas organizaciones necesitan hacer esto y hay menos opciones disponibles.
Tipos principales de herramientas en la nube
La mayoría de los productos que se denominan gestión documental en la nube se encuadran en uno de tres grupos:
- Sistemas de gestión documental (DMS) en la nube. Un DMS en la nube gestiona documentos internamente para un equipo. Añade historial de versiones, permisos, enrutamiento de aprobaciones y registros de auditoría. Herramientas como M-Files y DocuWare están aquí, y SharePoint es la opción que la mayoría de las grandes organizaciones ya tienen.
- Almacenamiento en la nube y uso compartido de archivos. El almacenamiento en la nube mantiene sus archivos en línea y le permite compartirlos con un enlace. Google Drive, Dropbox y Box son los nombres conocidos. Almacenan archivos en lugar de gestionarlos.
- Bibliotecas de documentos alojadas. Una biblioteca alojada publica un conjunto de documentos como colección buscable en su propio sitio web, para que el público, sus miembros o sus clientes los exploren sin necesidad de cuenta. Este es el más pequeño de los tres grupos y el que la mayoría de las personas no saben que existe.
La razón por la que la distinción confunde a la gente es que el marketing de los tres usa las mismas palabras: “seguro”, “nube”, “buscable” y “organizado”. Lea más allá de las palabras y considere para qué está diseñada la herramienta - esto hará mucho más fácil elegir la gestión en la nube correcta para su organización.
DMS completo vs almacenamiento en la nube vs biblioteca de documentos alojada
La forma más clara de distinguir los tres es preguntar quién está destinado a abrir los documentos y dónde.
Un DMS completo (sistema de gestión documental) está orientado hacia el interior. Asume que las personas que usan sus documentos son su propio personal, que inicia sesión para ver, editar y aprobar archivos.
El almacenamiento en la nube es similar en que se centra en las personas a las que usted concede acceso, aunque es más ligero en control y más cómodo.
Una biblioteca de documentos alojada es lo opuesto de ambos. Asume que las personas que leen los documentos están fuera de su equipo y llegan a su sitio web para encontrar y descargar lo que necesitan.
Así es como se comparan los tres en las preguntas que deciden la idoneidad:
| Enfoque | Para quién es | Dónde viven los documentos | Punto fuerte |
|---|---|---|---|
| DMS en la nube | Personal interno con acceso | La cuenta segura del proveedor | Control de versiones, permisos, aprobaciones |
| Almacenamiento en la nube | Tú y con quien compartes | La unidad en la nube del proveedor | Almacenamiento y enlaces fáciles |
| Biblioteca de documentos alojada | El público, miembros o clientes | Se almacenan en la nube y aparecen en su propio sitio web | Publicar una biblioteca buscable y navegable |
Muchas organizaciones acaban necesitando dos de estas al mismo tiempo. Puede que gestione un DMS interno para su equipo y aun así tenga documentos que quiera que el público encuentre, algo que un sistema diseñado para personal con sesión iniciada no hará.
Ese segundo trabajo es donde una biblioteca alojada como Document Library Pro encaja. Convierte una carpeta de archivos en una biblioteca de documentos con búsqueda en su sitio que los visitantes pueden filtrar, previsualizar y descargar, sin necesidad de inicio de sesión.
Puede usarla como plugin en un sitio WordPress (para organizaciones que ya usan WordPress para su sitio web principal) o como incrustación en cualquier otra plataforma. Complementa un sistema interno en lugar de reemplazarlo - por ejemplo, puede almacenar sus archivos directamente en el sistema en la nube de Document Library Pro, o puede seguir almacenándolos en Dropbox, Google Drive, OneDrive etc. y simplemente enlazar esos archivos desde Document Library Pro.
Veamos un ejemplo real. Albury Parish Council en el Reino Unido usa una biblioteca como esta para publicar sus cuentas estatutarias donde los residentes pueden encontrarlas:
Si su necesidad es solo la gestión interna en la nube, entonces Document Library Pro no es la herramienta adecuada para ese trabajo, y le recomendaría un DMS apropiado. Comparo las principales opciones internas en mi guía de software de gestión documental.
Seguridad y acceso en la nube
La seguridad a menudo disuade a las personas de almacenar documentos en la nube, y por razones comprensibles. Tranquilizadoramente, un proveedor de nube reputado casi con certeza protege sus archivos mejor que una carpeta en un PC de oficina. Cifran los datos, realizan sus propias copias de seguridad y parchean sus sistemas más rápido de lo que la mayoría de las organizaciones podrían hacerlo internamente.
Lo que usted controla es el acceso: quién puede abrir qué documentos y cómo. El modelo es diferente para cada tipo de herramienta.
- Un DMS en la nube le ofrece permisos granulares, de modo que puede decidir que un equipo vea una carpeta, otro pueda editarla y un tercero solo pueda verla.
- Almacenamiento en la nube funciona principalmente a través de enlaces compartidos e invitaciones a carpetas, lo cual es más sencillo pero menos preciso.
- Una biblioteca alojada está diseñada para publicar, por lo que su valor predeterminado es abierto. Con Document Library Pro, puede proteger toda la biblioteca con contraseña para miembros, o solicitar un correo electrónico antes de una descarga.
Hacer coincidir el modelo de acceso con la sensibilidad de los documentos importa más que la marca del software. Para una mirada más detallada a las opciones disponibles, consulte mi guía de compartición segura de documentos.
Cómo elegir la gestión documental en la nube para su situación
Al elegir software de gestión documental en la nube, empiece por el trabajo en lugar de la lista de características. Esto significa considerar qué quiere que hagan los documentos, y la herramienta correcta surgirá naturalmente de eso.
Si su equipo necesita gestionar documentos controlados internamente, con versiones, aprobaciones y un registro de quién cambió qué, entonces necesita un DMS en la nube. SharePoint es la opción segura si ya está en Microsoft 365, y un sistema como M-Files or DocuWare justifica su coste en sectores regulados.
Si principalmente necesita almacenar archivos y compartir alguno ocasionalmente con un colega o cliente, el almacenamiento en la nube lo cubre sin la complejidad adicional. Google Drive y Dropbox son difíciles de superar para eso, y los niveles gratuitos llegan sorprendentemente lejos para un equipo pequeño.
Supongamos que tu objetivo es poner documentos al alcance de personas ajenas a tu organización. El público, tus miembros o tus clientes llegan a tu sitio web y encuentran lo que buscan. Ningún sistema interno sirve para eso, porque no es su función, y necesitas una biblioteca de documentos alojada en la nube.
Puedes prueba gratis 14 días de Document Library Pro y tener una biblioteca en la nube con búsqueda disponible en tu propio sitio el mismo día.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de documentos en la nube
¿Es segura la gestión documental en la nube?
Para la mayoría de las organizaciones, sí, y suele ser más segura que guardar archivos en equipos locales. Los proveedores de confianza cifran tus datos, los respaldan automáticamente y mantienen estándares de seguridad difíciles de igualar internamente. Tu principal responsabilidad es controlar quién tiene acceso y usar contraseñas seguras.
¿Cuál es la diferencia entre el almacenamiento en la nube y un sistema de gestión de documentos?
El almacenamiento en la nube guarda tus archivos en línea y te permite compartirlos, pero no los administra. Un sistema de gestión de documentos añade control de versiones, permisos, flujos de aprobación y registros de auditoría, controlando quién puede ver, editar y aprobar cada archivo.
¿Puede la gestión de documentos en la nube publicar documentos para el público?
La mayoría no puede. Las herramientas de DMS en la nube y los servicios de almacenamiento están diseñados para uso interno con sesión iniciada, y un enlace compartido no es una biblioteca pública real. Para publicar una colección con búsqueda en tu propio sitio con tu marca, necesitas software diseñado para la visualización en el front-end, como Document Library Pro.
¿Necesito conocimientos técnicos para usar la gestión de documentos en la nube?
Depende de la herramienta. El almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox casi no requiere ninguno. Un DMS completo suele necesitar a alguien que configure permisos y flujos de trabajo. Una biblioteca de documentos alojada se sitúa en el punto medio, con un proceso de configuración sencillo una vez que lo has hecho la primera vez.
¿Cuánto cuesta la gestión de documentos en la nube?
Los precios varían ampliamente. El almacenamiento en la nube y las herramientas para equipos pequeños comienzan siendo gratuitas o a pocos dólares por usuario al mes. Las plataformas DMS empresariales suelen tener precios por presupuesto según los requisitos. Una biblioteca de documentos alojada suele funcionar con una suscripción fija en lugar de tarifas por usuario, lo que la hace predecible a medida que crece tu audiencia.
