La mayoría de las organizaciones tienen muchos más documentos de los que su sitio web fue diseñado para gestionar, y esto se acumula poco a poco. Piensa en un consejo parroquial con años de actas, avisos de planificación y políticas que tiene la obligación legal de publicar, o en una asociación con una gran cantidad de manuales, formularios y materiales de formación.
Los archivos existen en algún lugar, pero nadie fuera de la oficina puede encontrar el correcto.
Una biblioteca de recursos resuelve esto. En lugar de una larga página de enlaces, ofreces a las personas una página con búsqueda y filtros donde encuentran y descargan lo que necesitan por sí mismas. Explicaré cuándo una organización necesita una, cómo crearla y qué diferencia a una biblioteca de recursos que la gente usa de una que ignoran.
Los límites de una simple lista de enlaces
Para unos pocos documentos, una simple lista de enlaces es suficiente y no me molestaría en nada más. Las cosas cambian cuando la lista crece.
A partir de una docena de archivos, aparecen dos problemas. Los visitantes no pueden identificar el documento que buscan sin leer toda la lista, y alguien tiene que editar la página manualmente cada vez que se añade o reemplaza un archivo. Un administrador a tiempo parcial acaba manteniendo un muro de enlaces que la gente sigue encontrando difícil de usar.
Podrías pensar que las herramientas que ya pagas cubrirían esto. No es así, porque fueron creadas para un trabajo diferente. Google Drive, Dropbox y SharePoint almacenan archivos y los comparten con personas que inician sesión. Ninguno de ellos coloca una biblioteca con búsqueda en tu propio sitio web público, que es exactamente lo que la mayoría de las organizaciones necesitan.
Cuando analizamos quién usa Document Library Pro, eran principalmente el tipo de organizaciones que esperarías que tuvieran muchos documentos: organizaciones sin fines de lucro, universidades, asociaciones y consejos locales. No les faltan lugares para almacenar archivos. Lo que les falta es una forma de publicarlos para que el público, o sus miembros, puedan encontrar el correcto sin tener que enviar un correo electrónico.
Tipos de recursos que publican las organizaciones
El contenido depende de la organización, pero el trabajo es el mismo. Esto es lo que suelen publicar los diferentes sectores.
- ONG y organizaciones benficas publican guías, informes, kits de herramientas y declaraciones de impacto.
- Asociaciones de miembros comparten manuales, materiales de formación y políticas.
- Escuelas y universidades listan prospectos, materiales de curso, formularios e investigaciones.
- Consejos y organismos públicos publican actas, políticas, documentos de planificación y registros públicos.
- Las empresas comparten documentación de productos, especificaciones y certificados.
Señales de que necesitas una biblioteca
No necesitas una biblioteca de recursos para unos pocos archivos, donde un par de enlaces son suficientes, y te diría que ahorres dinero. Merece la pena cuando se cumple una de estas condiciones:
- Tienes más documentos de los que un visitante puede revisar razonablemente.
- La ley te exige publicar ciertos registros, como ocurre con muchos consejos y organismos públicos.
- Las personas necesitan filtrar por tema, año o departamento para encontrar el archivo correcto.
- Quieres recopilar una dirección de correo electrónico antes de la descarga, convirtiendo la biblioteca en una fuente de clientes potenciales.
- Algunos documentos solo deben ser accesibles para miembros o personal.
Cómo crear una biblioteca de recursos
Creamos Document Library Pro para resolver exactamente este problema: ofrecer a las organizaciones una forma sencilla de mostrar y compartir documentos, en lugar de simplemente almacenarlos. Publica tus archivos como una biblioteca de recursos en la que las personas pueden buscar, filtrar por categoría y ordenar. Previsualizan un documento en el navegador, luego lo descargan individualmente o marcan varios y los toman como un zip.
Funciona en cualquier plataforma. Un sitio WordPress lo añade como complemento. En cualquier otro lugar, un breve código de incrustación inserta la biblioteca en tus páginas, ya sean públicas o detrás de un inicio de sesión de miembros.
Configurarla lleva cinco pasos:
- Añade tus documentos. Sube los archivos o apunta la biblioteca a los que ya tienes alojados en otro lugar. Cada uno recibe un título, una descripción, una categoría y una imagen de portada opcional.
- Agrúpalos en categorías y etiquetas. Organiza los recursos como tu audiencia piensa en ellos, por tema, año o departamento. Estos se convierten en los filtros que usa la gente.
- Elige un diseño. Una tabla es adecuada para registros formales, una cuadrícula con imágenes de portada es adecuada para informes y guías, y una vista de carpetas es adecuada para navegar.
- Activa la búsqueda y los filtros. Un cuadro de búsqueda y algunos menús desplegables permiten a las personas encontrar un documento en segundos en lugar de desplazarse.
- Define quién puede verla. Pubícala abiertamente, restringe las descargas a quienes proporcionen una dirección de correo electrónico, o limita toda la biblioteca a miembros registrados.
Ejemplos de biblioteca de recursos
Tres organizaciones muestran cómo puede lucir esto cuando se hace bien.
Imerman Angels, una organización benéfica de apoyo al cáncer, comenzó con archivos dispersos en distintos lugares. Los enlaces desactualizados seguían llegando al público y el equipo no tenía forma de ver qué descargaba la gente. Reunieron todo en una biblioteca con diseño de cuadrícula y botones de descarga, y ahora pueden rastrear qué recursos se utilizan.
Children’s Mental Health Ontario tenía el problema opuesto. Su página de recursos funcionaba, pero en sus propias palabras era “muy al estilo de una lista de lavandería”, y desplazarse por una larga página desordenada es lo último que necesita un padre estresado. La reconstruyeron como un centro donde las familias filtran por tema y encuentran la ayuda correcta en segundos.
Scouting Ireland simplemente había superado una página de enlaces, con cientos de artículos, políticas y formularios para voluntarios. Organizaron todo en carpetas, de modo que un responsable abre la correcta y descarga un conjunto completo de documentos con un solo clic.
Para seis ejemplos más en diferentes sectores, consulta mi análisis sobre crear una biblioteca de documentos.
Consejos para una biblioteca que se usa
El software es la parte fácil. Lo que convierte una biblioteca de recursos en una en la que la gente confía es un conjunto de decisiones que tomas en el camino.
El error más común que veo es organizar la biblioteca de la misma manera en que se almacenan los archivos internamente, por departamento o por el año en que se archivó un documento. Los visitantes no piensan así. Piensan “necesito el formulario de membresía” o “dónde está el último informe anual”, así que crea tus categorías en torno a esas preguntas.
Sé selectivo con la captación de clientes potenciales. Pedir un correo electrónico antes de la descarga puede convertir una biblioteca en una fuente constante de clientes potenciales, pero solo cuando el recurso lo justifica. Restringir un informe o kit de herramientas genuinamente útil es justo. Restringir una agenda de reunión o un formulario rutinario simplemente irrita a las personas y las empuja a llamar por teléfono.
Decide quién la gestiona. Una biblioteca de recursos es tan buena como se mantiene, por lo que un administrativo o una persona de comunicaciones necesita una rutina sencilla para añadir nuevos documentos y retirar los antiguos. La mayoría de las herramientas convierten eso en tarea de un desarrollador, y el objetivo principal de una biblioteca adecuada es que una persona sin conocimientos técnicos pueda mantenerla actualizada.
Por último, observa qué se descarga. Esos números te indican qué recursos importan y cuáles son peso muerto, y las organizaciones que más aprovechan una biblioteca los usan para decidir qué publicar a continuación.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una biblioteca de recursos?
Una biblioteca de recursos es una colección de recursos descargables en la que se puede buscar, como guías, informes y formularios, publicada en un sitio web para que los visitantes puedan encontrarlos y descargarlos sin ayuda.
¿Puedo crear una biblioteca de recursos en línea sin WordPress?
Sí. Document Library Pro funciona como plugin de WordPress, pero también se puede integrar en Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un sitio personalizado o una intranet. Una biblioteca de recursos en línea funciona en cualquier plataforma que ya utilice.
¿Puede una biblioteca de recursos capturar direcciones de correo electrónico?
Sí. Document Library Pro puede requerir una dirección de correo electrónico antes de que alguien descargue algo, lo que convierte la biblioteca en una herramienta de generación de leads mientras comparte su contenido.
Una biblioteca de recursos que se gana su lugar
Si su colección es pequeña y solo unas pocas personas la necesitan, un par de enlaces siempre será la respuesta más sencilla. Sin embargo, en el momento en que las personas tienen que buscar documentos por sí mismas, una biblioteca de recursos se paga sola por el tiempo que ahorra a todos, y por lo mucho más capaz que parece la organización.
Puede crear la suya propia con Document Library Pro y probarla gratis durante 14 días.
