La gestión documental para organizaciones sin fines de lucro significa dar a su organización un lugar fiable para almacenar, organizar y compartir sus documentos, desde informes anuales públicos hasta actas de la junta solo para miembros. La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro no necesitan software empresarial pesado para esto. La opción más adecuada suele ser una biblioteca ordenada y consultable publicada en el sitio web que ya gestiona, con los archivos que ya produce.
Las organizaciones sin fines de lucro también comparten más documentos públicamente de lo que la mayoría se da cuenta. En Estados Unidos, el IRS exige a las organizaciones exentas de impuestos que pongan a disposición pública sus tres declaraciones anuales más recientes y la solicitud de exención para inspección pública. Añada políticas, informes de impacto, documentación de subvenciones y recursos para voluntarios, y la organización benéfica típica publica un flujo constante de archivos durante todo el año.
Como creadores de Document Library Pro, conocemos de primera mano la importancia de esto para nuestros clientes. Cuando analizamos 500 sitios que utilizan Document Library Pro, las organizaciones sin fines de lucro y benéficas resultaron ser el grupo más numeroso, con aproximadamente el 40% de todos los usuarios.
Lo que casi todas estas organizaciones tienen en común es que publican documentos para que la gente los encuentre, en lugar de solo almacenar archivos internamente. Ese es el trabajo que la mayoría del software de gestión documental para organizaciones sin fines de lucro ignora.
A continuación, cubriré los tipos de documentos que las organizaciones sin fines de lucro suelen compartir y cómo separar los materiales públicos de los exclusivos para miembros. También veré cómo crear una biblioteca de documentos sin comprar un sistema completamente nuevo, compartiendo ejemplos de organizaciones benéficas reales que lo hacen bien.
Documentos que las ONG necesitan compartir
La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro tienen muchos más documentos compartibles de los que encuentran un buen lugar. Los archivos suelen encuadrarse en unos pocos grupos recurrentes:
- Gobernanza y rendición de cuentas. Esto incluye informes anuales, estados financieros, el formulario 990 del IRS o su equivalente local, estatutos, políticas de conflicto de interés y políticas de protección. Muchos deben ser públicos por ley y generan confianza entre los donantes.
- Recursos de programas y servicios. Son los kits de herramientas, guías, fichas informativas, investigaciones y materiales traducidos en los que se basa la gente a la que sirve. Para muchas organizaciones benéficas, este es el conjunto más grande y valioso de todos.
- Materiales para miembros, voluntarios y junta directiva. Aquí se incluyen actas de reuniones, paquetes para la junta, documentos de formación, manuales y formularios destinados a personas dentro de la organización en lugar del público general.
- Documentos de recaudación de fondos y subvenciones. Esto incluye documentos de justificación, acuerdos de subvención, plantillas de informes y paquetes para patrocinadores que se envían repetidamente a las mismas personas.
El hilo común es que estos son archivos de larga duración a los que la gente regresa, no adjuntos puntuales. Un documento que todos necesitarán encontrar el próximo mes, el año que viene y dentro de tres años debe publicarse de manera que sea fácil de encontrar.
Aquí es donde muchas organizaciones sin fines de lucro se equivocan en la gestión documental. Una proporción sorprendentemente alta simplemente publica documentos como enlaces estáticos en una de sus páginas web. Esto es muy poco útil para sus visitantes porque, superado un puñado de documentos, nadie encuentra nada sin desplazarse.
Afortunadamente, hay una solución sencilla. Dar a cada grupo de archivos una estructura clara es el mismo trabajo que organizar documentos en cualquier unidad, solo que hecho en un lugar al que sus seguidores pueden acceder. Le hablaré de esto en un momento,
Recursos públicos frente a materiales exclusivos para miembros
La decisión más importante para una organización sin fines de lucro es quién puede ver cada archivo. Casi todas las organizaciones benéficas tienen dos audiencias, y la misma biblioteca suele servir a ambas.
Los documentos públicos son los que quiere que el mundo encuentre. Los informes anuales, políticas, guías accesibles y materiales de campaña hacen más bien cuanto más fácil es acceder a ellos. Esto es especialmente importante porque la transparencia es parte de cómo los posibles donantes juzgan si confiar en usted. Aquí, la facilidad de búsqueda es el objetivo principal. Por ello, una biblioteca pública y consultable supera a un PDF enterrado a tres clics de profundidad.
Los materiales exclusivos para miembros son diferentes. Las actas de la junta, la formación de voluntarios, los borradores y cualquier cosa con información personal deben permanecer tras un inicio de sesión. El error que veo con más frecuencia es tratar ambos de la misma manera, ya sea bloqueando documentos que deberían ser públicos o, lo que es más preocupante, dejando archivos sensibles accesibles para cualquiera que tenga el enlace.
Con la herramienta de gestión documental adecuada, es fácil mantener los dos separados sin reinventar la rueda. Mantenga una biblioteca de recursos pública para los materiales que cualquiera debería ver, y una segunda biblioteca restringida para miembros, voluntarios o la junta.
Crear una biblioteca de recursos sin un sistema nuevo
No necesita una plataforma de gestión documental independiente para todo esto. El enfoque más sostenible para una organización sin fines de lucro es publicar una biblioteca consultable en el sitio web que ya tiene, de modo que no haya un sistema nuevo en el que el personal o los seguidores deban iniciar sesión y aprender. Esa es la necesidad para la que creamos Document Library Pro.
Document Library Pro surgió de solicitudes repetidas de personas que usaban Posts Table Pro -uno de nuestros otros productos- para listar documentos, pero querían funciones propias de documentos, como botones de descarga y vista previa. Escuchamos sus comentarios y creamos una herramienta que convierte un conjunto de archivos en una biblioteca de documentos con búsqueda con estructura real. Así nació Document Library Pro.
Para una organización sin fines de lucro, contar con una biblioteca de documentos consultable permite a los seguidores encontrar el informe anual o la ficha informativa correcta en segundos, en lugar de desplazarse por una larga página de enlaces. Los visitantes pueden buscar por palabra clave y filtrar por categoría, como tema o año. Pueden previsualizar un documento en el navegador sin descargarlo, descargar lo que necesitan o seleccionar varios archivos y descargarlos juntos como un único ZIP.
Para las organizaciones sin fines de lucro en particular, estas funciones son especialmente importantes:
- Categorías y filtros. Agrupe los documentos por programa, año, región o audiencia para que un visitante encuentre la ficha informativa correcta en segundos en lugar de desplazarse por una larga página.
- Control de acceso integrado. Haga una biblioteca pública o restrínjala por usuario, rol o contraseña, de modo que la biblioteca de su junta y sus informes públicos puedan estar en el mismo sitio con reglas diferentes.
- Un formulario de envío de documentos. Permita que el personal o los voluntarios suban archivos ellos mismos, con aprobación opcional, para que la biblioteca no dependa de una sola persona sobrecargada.
- Captura de correo electrónico opcional. Solicite una dirección de correo electrónico antes de una descarga cuando un recurso sea suficientemente valioso como para merecer los datos de un seguidor, lo que hace crecer su lista mientras comparte algo genuinamente útil.
Document Library Pro está disponible para cualquier plataforma que use en su sitio web. Originalmente lo creamos como plugin de WordPress, y sigue disponible en ese formato. Además, ahora está disponible como solución de gestión documental alojada que puede integrar en cualquier plataforma. Esto significa que su organización sin fines de lucro puede tener una biblioteca consultable ya sea que use Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un sitio personalizado o incluso una intranet interna. La biblioteca vive en su propio sitio independientemente de con qué esté construido, en lugar de enviar a la gente a un portal separado.
Los PDFs son con diferencia el tipo de archivo más común que las organizaciones sin fines de lucro publican de esta manera. Aunque Document Library Pro ofrece varias opciones de diseño, el diseño en tabla es el más popular por los datos estructurados que muestra sobre cada documento. También hay una vista en cuadrícula o carpeta si lo prefiere. Me gusta especialmente la vista en cuadrícula para mostrar materiales de recaudación de fondos porque es más visual y da más protagonismo a cada elemento.
Ejemplos reales de ONG
La forma más clara de visualizar esto es ver organizaciones benéficas que ya gestionan una biblioteca de documentos. En los sitios de organizaciones sin fines de lucro que estudiamos, vimos repetidamente una configuración muy similar: la mayoría usa una tabla consultable de PDFs, filtrados por categoría, para albergar sus recursos e informes en lugar de archivos de administración interna.
Aquí hay tres ejemplos:
Imerman Angels, una organización benéfica de apoyo al cáncer, publica una biblioteca de recursos consultable para personas afectadas por el cáncer. Pueden encontrar guías y materiales de apoyo por sí mismas, en el momento en que las necesitan, sin enviar un correo al equipo y esperar respuesta. Los documentos son públicos a propósito, porque toda la misión depende del alcance.
Children’s Mental Health Ontario gestiona una biblioteca de recursos para familias, organizando un gran conjunto de recursos de salud mental por categoría para que padres y cuidadores puedan filtrar directamente lo que se adapta a su situación. Con muchos documentos, la búsqueda y el filtrado hacen el trabajo que una larga lista de enlaces nunca podría.
Scouting Ireland utiliza una biblioteca de documentos para las políticas, formularios y materiales de programa en los que sus líderes y voluntarios confan en todo el país. El valor aquí es operativo: garantizar que el papeleo actualizado y uniforme llegue a muchas manos. Es un buen recordatorio de que una biblioteca de documentos sin ánimo de lucro funciona a menudo como herramienta interna para el personal y los voluntarios, tanto como escaparate público.
Ninguna de estas organizaciones construyó un sistema personalizado ni migró a software empresarial. Todas usaron Document Library Pro para añadir una biblioteca al sitio que ya tenían, que es el camino realista para casi cualquier organización sin ánimo de lucro. Puede ver más sobre cómo diferentes organizaciones lo configuran en nuestra ONG .
Mantener documentos de ONG actualizados
Una biblioteca de documentos es tan fiable como los archivos que contiene. Una política de protección desactualizada o el informe anual del año pasado en la parte superior de la lista causa más daño que no tener biblioteca.
Recomiendo adquirir dos hábitos sencillos para evitar este problema:
- Uno es acordar cuánto tiempo debe estar disponible cada tipo de documento y cuándo debe reemplazarse o archivarse, lo que no es más que una ligera política de retención aplicada a lo que publica.
- El otro es asignar a una persona la responsabilidad clara de la biblioteca, aunque otros puedan subir archivos, para que las actualizaciones no se pierdan entre roles.
Ninguno de los dos lleva mucho tiempo, y juntos marcan una gran diferencia para mantener su biblioteca de documentos sin ánimo de lucro actualizada.
Preguntas frecuentes sobre gestión de documentos para organizaciones sin ánimo de lucro
¿Cuál es la mejor forma de compartir documentos en línea para una organización sin ánimo de lucro?
Para más de un puñado de archivos, lo mejor es una biblioteca de documentos con búsqueda en su propio sitio web, en lugar de una lista estática de enlaces o una carpeta compartida en la nube.
Una biblioteca permite a los colaboradores buscar y filtrar el documento que necesitan, mantiene cada archivo en una URL estable y le permite separar los materiales públicos de los exclusivos para miembros. Además, mantiene todo en el sitio que la gente ya asocia con su organización.
¿Las organizaciones sin ánimo de lucro necesitan software especial de gestión documental?
La mayoría no. Los sistemas de gestión documental empresarial están diseñados para grandes equipos internos y flujos de trabajo de cumplimiento intensivo, lo que supera las necesidades y el presupuesto de la mayoría de las organizaciones benficas. Lo que suelen necesitar es una forma clara y con búsqueda de publicar y compartir documentos con colaboradores, miembros y el público, algo que una biblioteca de documentos resuelve sin el coste ni la complejidad del software empresarial.
¿Cómo puede una organización benéfica mantener algunos documentos privados?
Use control de acceso para restringir una biblioteca, o documentos individuales, a usuarios, roles o una contraseña específicos, manteniendo los materiales públicos abiertos para todos. Para documentos sensibles de la junta o de miembros, coloque la biblioteca restringida dentro de una sección de su sitio que ya requiera inicio de sesión. El archivo en sí queda protegido, no solo oculto de la búsqueda de la biblioteca.
¿Puede usar Document Library Pro una organización sin ánimo de lucro en cualquier sitio web?
Sí. Document Library Pro funciona como plugin de WordPress y también puede integrarse en otras plataformas, incluidas Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un sitio personalizado o una intranet interna. Publica sus archivos como una biblioteca con búsqueda y filtros que puede mantener completamente pública o restringir a personas específicas, por lo que se adapta tanto si su organización usa WordPress como cualquier otra plataforma.
Dé a sus documentos un único lugar con búsqueda
Para la mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro, mejorar la gestión documental es más sencillo de lo que parece. Se trata de dar a los informes, políticas y recursos que ya produce un único lugar con búsqueda en su propio sitio web, con los materiales públicos abiertos y los sensibles tras un inicio de sesión.
Con eso implementado, dedicará menos tiempo a enviar archivos por correo y responder preguntas de “dónde encuentro”, y más tiempo al trabajo que importa.
Cuando esté listo para configurar uno, puede probar Document Library Pro gratis durante 14 días y cree una biblioteca en la que sus colaboradores, miembros y equipo puedan confiar.
