Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen bedeutet, Patienten, Mitarbeitern und der Öffentlichkeit einen zuverlässigen Ort zu bieten, an dem sie die Dokumente finden können, die Ihre Organisation teilt. Dazu gehören Patientenbroschüren, Einverständniserklärungen, klinische Leitlinien, Richtlinien und Forschungsergebnisse, jedoch nicht die geschützten medizinischen Akten, die in Ihren klinischen Systemen verbleiben.
Die meisten Gesundheitsorganisationen benötigen dafür keine neue Unternehmenssoftware. Die Dokumente, die die Leute nur schwer finden, sind normalerweise diejenigen, die Sie bereits veröffentlichen. Denken Sie an das Faktenblatt, das ein Patient zum Lesen erhalten hat, die Richtlinie, nach der ein Regulierungsbeamter gefragt hat, oder das Formular, das eine neue Überweisung ausfüllen muss.
Bei der Untersuchung von 500 Organisationen, die Document Library Pro nutzen, stellten Gesundheitskliniken und Gesundheitsorganisationen mit rund 27% aller Nutzer die zweitgrößte Gruppe dar. Dies geschah, ohne dass wir gezielt auf diesen Sektor abgezielt hatten, was verdeutlicht, wie viele Teams im Gesundheitswesen mit demselben Problem zu kämpfen haben: einem wachsenden Berg an Dokumenten, für die es keinen ordentlichen Aufbewahrungsort gibt.
Ich beginne mit den Dokumenten, die Organisationen des Gesundheitswesens typischerweise veröffentlichen, ziehe dann eine klare Grenze darum, wofür dieser Ansatz NICHT geeignet ist. Danach betrachte ich, wie patientenorientierte Materialien von solchen, die nur für Mitarbeiter bestimmt sind, getrennt werden können und wie eine durchsuchbare Bibliothek auf der von Ihnen bereits betriebenen Website aufgebaut werden kann.
Dokumente, die Gesundheitsorganisationen veröffentlichen
Gesundheitsorganisationen veröffentlichen eine weitaus größere Bandbreite an Dokumenten, als die meisten Leute erwarten, und fast keines davon ist der klinische Bericht selbst. Die meisten lassen sich in einige bekannte Gruppen einteilen:
- Ressourcen für Patienten und Betreuerinnen und Betreuer. Informationsblätter zu Krankheitsbildern, Behandlungsleitfäden, Nachsorgeanweisungen, übersetzte Merkblätter und Selbsthilfematerialien, die Patienten aufgefordert werden, zu Hause zu lesen.
- Richtlinien und Governance. Datenschutzhinweise, Leitlinien für Sicherheit und Beschwerden, Vorstandspapiere, Jahresberichte und Qualitätsaussagen, von denen viele zur Veröffentlichung erwartet werden.
- Formulare und Verwaltungsdokumente. Patienten und Partnerorganisationen laden Registrierungsformulare, Einverständniserklärungen, Überweisungsvordrucke und Versicherungsdokumente herunter und füllen diese aus.
- Klinische Leitlinien und Forschung. Kliniker und Partnertandems greifen auf Protokolle, klinische Leitlinien, Arzneibücher und veröffentlichte Studien zurück.
Der rote Faden ist, dass es sich hierbei um langlebige Dateien handelt, zu denen die Nutzer zurückkehren, und nicht um einmalige Anhänge. Ein Einwilligungsformular oder ein klinisches Protokoll muss nächste Woche und nächstes Jahr auffindbar sein, was bedeutet, dass es einen geeigneten Speicherort anstelle eines irgendwo auf einer Webseite versteckten Links benötigt.
Dies ist kein klinisches System oder ein EHR-System
Diese Dokumentenbibliothek ist für die Materialien bestimmt, die Sie veröffentlichen und teilen, nicht für geschützte Gesundheitsinformationen. Es handelt sich nicht um eine elektronische Patientenakte (EPA), ein Praxisverwaltungssystem oder einen Ort zur Aufbewahrung einzelner Patientenakten.
In den Vereinigten Staaten, HIPAA regelt, wie geschützte Gesundheitsinformationen gespeichert, übertragen und abgerufen werden, und diese Daten gehören in Systeme, die dafür gebaut und zertifiziert sind. Eine Patienteninformationsbroschüre, ein Datenschutzhinweis für die Öffentlichkeit oder ein herunterladbares Überweisungsformular sind etwas anderes, da sie keine persönlichen Gesundheitsdaten enthalten und daher gefahrlos öffentlich zugänglich gemacht werden können.
Es geht darum, die beiden getrennt zu halten. Verwenden Sie Ihre klinischen Systeme für Aufzeichnungen über einen namentlich genannten Patienten und eine Dokumentenbibliothek für allgemeine Ressourcen, Richtlinien und Formulare, die jeder Patient, Kliniker oder jedes Mitglied der Öffentlichkeit benötigen könnte.
Ressourcen für Patienten und Öffentlichkeit vs. Materialien nur für Personal
Sobald Sie wissen, welche Dokumente Sie teilen, ist die nächste Entscheidung, wer jedes einzelne sehen soll. Die meisten Gesundheitsorganisationen betreiben eigentlich zwei Bibliotheken gleichzeitig.
Öffentliche und patientenorientierte Dokumente nützen mehr, je leichter sie zugänglich sind. Leitfäden zu Krankheitsbildern, Nachsorgeanweisungen, Richtlinien und Formulare sollten offen, durchsuchbar und nur einen Klick entfernt sein, denn eine Ressource, die niemand finden kann, hilft niemandem. Hier, eine öffentliche Patientenressourcenbibliothek schlägt ein Flyer, der drei Klicks tief vergraben ist.
Materialien nur für Mitarbeiter sind anders. Interne Protokolle, Entwürfe von Richtlinien, Schulungspakete und Ausschussdokumente sollten hinter einem Login liegen. Der Fehler, den ich am häufigsten sehe, ist, beides gleich zu behandeln, entweder eine Broschüre zu sperren, die öffentlich sein sollte, oder ein internes Dokument offenzulassen, das für jeden mit dem Link erreichbar ist.
Sie können beide von einer Website aus betreiben. Behalten Sie eine öffentliche Bibliothek für Materialien, die jeder sehen sollte, und eine eingeschränkte Bibliothek für Mitarbeiter, Kliniker oder das Board. Wenn der Großteil dessen, was Sie teilen, sensibel ist und an eine definierte Gruppe geht, lohnt es sich, sich darüber zu informieren, wie man Dokumente sicher teilen. Ein Privat Kundenportal vielleicht besser passt als eine öffentliche Bibliothek.
Ich werde ehrlich über eine Einschränkung von Document Library Pro sein. Ein Passwort kontrolliert, wer eine Bibliothek durchsuchen und filtern kann, aber es sperrt die zugrunde liegende Datei nicht, sobald jemand den direkten Link hat.
Für wirklich vertrauliche Mitarbeiterdokumente sollten Sie die Bibliothek in einem Bereich Ihrer Website unterbringen, der bereits ein Login erfordert, z. B. in einem Mitarbeiterintranet, damit die Dateien auch durch dieses Login geschützt sind.
Erstellung einer durchsuchbaren Bibliothek auf Ihrer Website
Sie benötigen keine separate Plattform für all dies. Der nachhaltigste Ansatz ist, eine durchsuchbare Bibliothek auf Ihrer bestehenden Website zu veröffentlichen, damit weder Patienten noch Mitarbeiter sich in ein neues System einloggen und einlernen müssen. Diese Lücke füllt Document Library Pro.
Es entstand aus wiederholten Anfragen von Nutzern unseres Tabellen-Plugins, Posts Table Pro, die Dokumente auf ihren Websites auflisten wollten und dafür entsprechende Download- und Vorschaufunktionen benötigten. Daher entwickelten wir ein Tool, das genau diese Aufgabe erfüllt, und im Laufe der Jahre wurden Gesundheitsorganisationen zu einer der größten Nutzergruppen.
In den Gesundheitsbibliotheken, die wir uns angesehen haben, handelt es sich bei den Inhalten fast immer um Patientenressourcen, Richtlinien und Formulare im PDF-Format, die in einer einfachen durchsuchbaren Tabelle angezeigt werden, anstatt etwas, das einem klinischen System ähnelt.
Document Library Pro verwandelt einen Ordner voller Dateien in eine durchsuchbare Dokumentenbibliothek mit realer Struktur. Patienten und Personal können nach Stichwörtern suchen und nach Kategorien wie Erkrankung, Abteilung oder Jahr filtern. Sie können ein Dokument im Browser in der Vorschau anzeigen, ohne es herunterzuladen, das benötigte herunterladen oder mehrere Dateien auswählen und sie gemeinsam als einzelnes ZIP-Archiv herunterladen.
Für eine Organisation im Gesundheitswesen sind einige Funktionen wichtiger als andere:
- Kategorien und Filter. Dokumente nach Zustand, Abteilung, Zielgruppe oder Jahr gruppieren, damit jemand per Handbuch in Sekunden die richtige Broschüre findet, anstatt eine lange Seite zu durchsuchen.
- Integrierte Zugriffskontrolle. Machen Sie eine Bibliothek öffentlich oder beschränken Sie sie nach Benutzer, Rolle oder Kennwort, damit Ihre Patientenressourcen und Ihre Mitarbeiterprotokolle unter verschiedenen Regeln auf derselben Website leben können.
- Ein Formular zur Einreichung von Dokumenten. Lassen Sie die Mitarbeiter Dateien selbst hochladen, optional zur Genehmigung zurückhalten, damit die Bibliothek nicht an einer überarbeiteten Person hängt.
- Optionale E-Mail-Erfassung. Fragen Sie vor bestimmten Downloads nach einer E-Mail-Adresse, wenn eine Ressource wertvoll ist, was Patienten- oder Newsletter-Anmeldungen unterstützen kann, ohne ein weiteres Tool anzuhängen.
Document Library Pro ist für jede Plattform verfügbar, auf der Ihre Website läuft. Es funktioniert als WordPress-Plugin für Websites, die auf WordPress basieren. Es gibt auch eine gehostete Version, die Sie in jede andere Plattform einbetten können, einschließlich Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, einer individuell erstellten Website oder einem internen Intranet.
So oder so, die Bibliothek lebt auf Ihrer eigenen Website und schickt Patienten nicht zu einem separaten Portal.
Das Einrichten eines ist unkompliziert. Sammeln Sie die Dateien, die Sie teilen möchten, geben Sie ihnen klare und konsistente Namen und nehmen Sie sich zunächst etwas Zeit, um organisieren Sie sie in sinnvolle Kategorien, da diese Kategorien zu den Filtern werden, die die Leute verwenden. Dann laden Sie die Dokumente hoch, gruppieren sie und veröffentlichen Sie die Bibliothek auf der entsprechenden Seite Ihrer Website.
Jedes Dokument kann seine eigenen Details in der Tabelle anzeigen, wie z. B. einen Download-Button, einen Vorschau-Button, den Dateityp und das Datum der letzten Aktualisierung. Patienten erhalten eine übersichtliche, professionelle Möglichkeit, das zu finden, was sie brauchen, und Sie erhalten einen zentralen Ort, um alles auf dem neuesten Stand zu halten.
Gesundheitsorganisationen, die dies bereits tun
Zahlreiche Gesundheitsorganisationen betreiben bereits genau diese Einrichtung, und Sie können ihre Bibliotheken live sehen.
Imerman Angels, veröffentlicht als gemeinnützige Organisation zur Krebsunterstützung eine durchsuchbare Ressourcenbibliothek für Krebspatienten und Angehörige. Sie können dort selbst Anleitungen und Unterstützungs materialien finden, anstatt anzurufen oder eine E-Mail zu schreiben und auf eine Antwort zu warten.
Kinder- und Jugendpsychiatrie Ontario betreibt ein Familienressourcenzentrum auf die gleiche Weise, mit Filtern, die es Eltern und Betreuern ermöglichen, eine große Auswahl an Ressourcen zur psychischen Gesundheit auf das für sie Relevante einzugrenzen.
Weder wurde ein eigenes System aufgebaut, noch wurde auf Unternehmenssoftware umgestellt. Beide nutzen Document Library Pro, um ihre Bibliothek auf der bereits vorhandenen Website zu betreiben, was der realistische Weg für fast jede Organisation im Gesundheitswesen ist. Mehr dazu finden Sie auf unserer Gesundheitswesen Seite.
Häufig gestellte Fragen zum Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen
Ist eine Dokumentenbibliothek dasselbe wie ein KIS oder ein System für medizinische Akten?
Nein. Eine Dokumentenbibliothek veröffentlicht und teilt allgemeine Dokumente wie Patientenbroschüren, Richtlinien und Formulare. Sie ist keine elektronische Patientenakte oder ein Ort zur Speicherung geschützter Gesundheitsinformationen über namentlich genannte Patienten, die in dafür konzipierten und zertifizierten Systemen gespeichert werden müssen.
Können Organisationen im Gesundheitswesen einige Dokumente privat halten?
Ja. Verwenden Sie Zugriffskontrollen, um eine Bibliothek oder einzelne Dokumente auf bestimmte Benutzer, Rollen oder ein Passwort zu beschränken, während patientenorientierte Materialien offen bleiben. Für sensible Mitarbeitermaterialien platzieren Sie die eingeschränkte Bibliothek in einem Bereich Ihrer Website, der bereits eine Anmeldung erfordert, sodass die Datei selbst geschützt und nicht nur in der Suche verborgen ist.
Welche Dateitypen kann eine Dokumentenbibliothek für das Gesundheitswesen verarbeiten?
Jeder gängige Dateityp, auch wenn die meisten Gesundheitsdokumente PDFs sind. In den von uns untersuchten Organisationen waren PDFs bei weitem die häufigste Datei, die normalerweise in einer einfachen, durchsuchbaren Tabelle angezeigt wurde. Sie können auch Word-Dokumente, Tabellenkalkulationen, Bilder und mehr in dieselbe Bibliothek aufnehmen.
Kann Document Library Pro auf jeder Website verwendet werden?
Ja. Es funktioniert als WordPress-Plugin und kann auch in andere Plattformen eingebettet werden, darunter Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, eine benutzerdefinierte Website oder ein internes Intranet. Es veröffentlicht Ihre Dateien als durchsuchbare, filterbare Bibliothek, die Sie öffentlich halten oder auf bestimmte Personen beschränken können, sodass es passt, egal ob Ihre Organisation auf WordPress oder etwas ganz anderem läuft.
Gesundheitsdokumente leicht auffindbar machen
Für die meisten Gesundheitsorganisationen hat ein besseres Dokumentenmanagement nichts mit klinischer Software zu tun. Es geht darum, die bereits erstellten Merkblätter, Richtlinien und Formulare auf Ihrer eigenen Website an einem durchsuchbaren Ort zu vereinen, wobei Patientenressourcen offen und Mitarbeiterunterlagen hinter einem Login zugänglich sind.
Bringen Sie das in Ordnung, und Patienten rufen nicht mehr an, um nach einem Formular zu fragen, und Mitarbeiter schicken nicht mehr jede Woche dieselben Dokumente herum.
Wenn Sie bereit sind, eine einzurichten, können Sie Testen Sie Document Library Pro 14 Tage kostenlos und bieten Sie Ihren Patienten, Mitarbeitern und Partnern eine Bibliothek, auf die sie sich verlassen können.
