Document Library Pro puede crear una categoría de documentos automáticamente a partir de una carpeta de Google Drive o Dropbox. Pegas el enlace compartido de la carpeta en una categoría, los documentos se crean solos y tu biblioteca se mantiene sincronizada con la carpeta. La sincronización de carpetas está disponible en el plan Advanced.
Cómo funciona
Cuando conectas una carpeta, Document Library Pro crea un documento por cada archivo que contiene, usando el nombre del archivo como título del documento. Las subcarpetas se convierten en subcategorías, de modo que la estructura de tu carpeta y la de tu biblioteca siempre coinciden. Los tipos y tamaños de archivo se detectan automáticamente, y los documentos sincronizados tienen las funciones habituales de búsqueda, filtrado, vista previa y descarga. Los Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google se abren en Google en una pestaña nueva, mientras que los demás tipos de archivo se descargan directamente desde tu biblioteca.
La carpeta es la fuente de referencia. Tu biblioteca se resincroniza con ella automáticamente cada día, o puedes sincronizar cuando quieras con el botón Sincronizar ahora . No hay claves API ni conexiones de cuentas que configurar: Document Library Pro solo necesita el enlace público de la carpeta, y únicamente lee de tu carpeta, sin cambiar nunca nada en ella.
Instrucciones de configuración
1. Consigue el enlace compartido de la carpeta
- Google Drive: Abre Google Drive y haz clic derecho en la carpeta que quieres sincronizar. Elige Compartir, luego Compartir otra vez. En Acceso general, selecciona Cualquier persona que tenga el enlace con el rol de Lector , y luego haz clic en Copiar enlace.
- Dropbox: Abre Dropbox y pasa el cursor sobre la carpeta que quieres sincronizar. Haz clic en Compartir, crea un enlace con la opción Cualquiera con este enlace puede ver, y luego haz clic en Copiar enlace.
Recuerda que cualquiera que tenga el enlace puede abrir la carpeta directamente, así que sincroniza solo carpetas cuyo contenido sea apto para las personas que usarán tu biblioteca. Aun así puedes proteger la propia biblioteca con una contraseña u otra protección.
2. Conecta la carpeta a una categoría
- Ve a la pantalla Categorías del panel de tu biblioteca.
- Crea una categoría nueva, o abre una existente con Editar.
- Pega tu enlace en el campo Carpeta de Google Drive o Dropbox .
- Clic Añadir categoría o Update.
La primera sincronización empieza de inmediato, y puedes seguir su progreso en la columna Cloud Sync de la pantalla Categorías.
Gestionar una categoría sincronizada
Actualizar documentos
Para cambiar un documento sincronizado, cambia el archivo en Google Drive o Dropbox:
- Cuando añades un archivo a la carpeta, aparece un documento nuevo en tu biblioteca.
- Cuando eliminas un archivo, su documento se elimina.
- Cuando reemplazas o actualizas un archivo, el documento se actualiza para reflejarlo.
Los cambios llegan en la siguiente sincronización diaria, o al momento cuando haces clic en Sincronizar ahora.
Como la carpeta es la fuente de referencia, los documentos sincronizados son de solo lectura en el panel de tu biblioteca. Los extras por documento que entrarían en conflicto con la sincronización, como la caducidad, no están disponibles para documentos sincronizados, pero la protección a nivel de biblioteca y de categoría funciona con normalidad.
Desconectar una carpeta
Para dejar de sincronizar, edita la categoría y desconecta la carpeta. Tus documentos se conservan, así que no desaparece nada de tu biblioteca. Si también quieres eliminar los documentos, ve a la pantalla principal Documents del panel de Document Library Pro, selecciona los documentos correspondientes y elimínalos.
Si vuelves a conectar la misma carpeta más adelante, Document Library Pro reconoce los documentos existentes y sigue sincronizándolos en lugar de crear duplicados.
Solución de problemas
- “No se puede acceder a esta carpeta”: El enlace no está compartido públicamente. Configura el uso compartido de la carpeta como “Cualquier persona que tenga el enlace” y pega el enlace otra vez.
- Has pegado el enlace de un solo archivo: La sincronización de carpetas necesita el enlace de una carpeta, no de un archivo. Abre la carpeta que contiene el archivo y copia el enlace de la carpeta completa.
- La carpeta está vacía: No pasa nada. La categoría simplemente permanece vacía hasta que añades archivos a la carpeta.
Pase lo que pase, los errores de sincronización nunca eliminan tus documentos. Si una carpeta deja de estar accesible, tu biblioteca conserva sus documentos y muestra un error en la columna Cloud Sync hasta que puede volver a sincronizar.