Document Library Pro puede crear una categoría de documentos automáticamente a partir de una carpeta de Google Drive o Dropbox. Pegas el enlace compartido de la carpeta en una categoría, los documentos se crean solos y tu biblioteca se mantiene sincronizada con la carpeta. La sincronización de carpetas está disponible en el plan Advanced.
Cómo funciona
Cuando conectas una carpeta, Document Library Pro crea un documento por cada archivo que contiene, usando el nombre del archivo como título del documento. Las subcarpetas se convierten en subcategorías, de modo que la estructura de tu carpeta y la de tu biblioteca siempre coinciden. Los tipos y tamaños de archivo se detectan automáticamente, y los documentos sincronizados tienen las funciones habituales de búsqueda, filtrado, vista previa y descarga. Los Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google se abren en Google en una pestaña nueva, mientras que los demás tipos de archivo se descargan directamente desde tu biblioteca.
La carpeta es la fuente de referencia. Tu biblioteca se resincroniza con ella automáticamente cada día, o puedes sincronizar cuando quieras con el botón Sincronizar ahora . No hay claves API ni conexiones de cuentas que configurar: Document Library Pro solo necesita el enlace público de la carpeta, y únicamente lee de tu carpeta, sin cambiar nunca nada en ella.
Instrucciones de configuración
1. Consigue el enlace compartido de la carpeta
- Google Drive: Abre Google Drive y haz clic derecho en la carpeta que quieres sincronizar. Elige Compartir, luego Compartir otra vez. En Acceso general, selecciona Cualquier persona que tenga el enlace con el rol de Lector , y luego haz clic en Copiar enlace. Las carpetas dentro de una unidad compartida de Google Workspace funcionan igual, siempre que Acceso general esté configurado como Cualquier persona que tenga el enlace. Si esa opción no aparece o está desactivada, tu administrador de Workspace ha desactivado el uso compartido mediante enlaces para esa unidad compartida y debe permitirlo.
- Dropbox: Abre Dropbox y pasa el cursor sobre la carpeta que quieres sincronizar. Haz clic en Compartir, crea un enlace con la opción Cualquiera con este enlace puede ver, y luego haz clic en Copiar enlace.
Recuerda que cualquiera que tenga el enlace puede abrir la carpeta directamente, así que sincroniza solo carpetas cuyo contenido sea apto para las personas que usarán tu biblioteca. Aun así puedes proteger la propia biblioteca with a password.
2. Conecta la carpeta a una categoría
- Ve a la pantalla Categorías del panel de tu biblioteca.
- Crea una categoría nueva, o abre una existente con Editar.
- Pega tu enlace en el campo Carpeta de Google Drive o Dropbox .
- Clic Añadir categoría o Update.
La primera sincronización empieza de inmediato, y puedes seguir su progreso en la columna Sincronización en la nube de la pantalla Categorías.
Gestionar una categoría sincronizada
Actualizar documentos
Para cambiar un documento sincronizado, cambia el archivo en Google Drive o Dropbox:
- Cuando añades un archivo a la carpeta, aparece un documento nuevo en tu biblioteca.
- Cuando eliminas un archivo, su documento se elimina.
- Cuando reemplazas o actualizas un archivo, el documento se actualiza para reflejarlo.
Los cambios llegan en la siguiente sincronización diaria, o al momento cuando haces clic en Sincronizar ahora.
Añadir etiquetas y otros detalles
La carpeta sincronizada controla el archivo, el título (a partir del nombre del archivo) y la categoría (que coincide con su carpeta). En la administración de la biblioteca, abre el documento desde la pantalla Documents con Editar para añadir otros detalles.
- Puedes editar la descripción, las etiquetas, los autores y la imagen destacada. Las etiquetas y los autores permiten a los visitantes filtrar una biblioteca sincronizada del mismo modo que cualquier otra.
- Los campos bloqueados aparecen en gris con un icono de candado. Pasa el cursor por encima o haz clic en uno para ver por qué está bloqueado y dónde cambiarlo.
- Cada sincronización conserva las etiquetas, los autores, la descripción y la imagen, incluso cuando se cambia el nombre del archivo, se sustituye por una nueva versión o se mueve a una subcarpeta diferente de la carpeta sincronizada.
- Si eliminas un archivo de la carpeta y lo subes de nuevo, cuenta como un archivo nuevo, por lo que empieza sin las etiquetas que habías añadido antes.
- La caducidad de documentos no está disponible para los documentos sincronizados. Para quitar un documento, elimina o mueve el archivo en Google Drive o Dropbox. Una contraseña de biblioteca sigue funcionando con normalidad.
Desconectar una carpeta
Para dejar de sincronizar, edita la categoría y desconecta la carpeta. Tus documentos se conservan, así que no desaparece nada de tu biblioteca. Si también quieres eliminar los documentos, ve a la pantalla principal Documents del panel de Document Library Pro, selecciona los documentos correspondientes y elimínalos.
Si vuelves a conectar la misma carpeta más adelante, Document Library Pro reconoce los documentos existentes y sigue sincronizándolos en lugar de crear duplicados.
Solución de problemas
- “No se puede acceder a esta carpeta”: El enlace no está compartido públicamente. Configura el uso compartido de la carpeta como “Cualquier persona que tenga el enlace” y pega el enlace otra vez.
- Has pegado el enlace de un solo archivo: La sincronización de carpetas necesita el enlace de una carpeta, no de un archivo. Abre la carpeta que contiene el archivo y copia el enlace de la carpeta completa.
- La carpeta está vacía: No pasa nada. La categoría simplemente permanece vacía hasta que añades archivos a la carpeta.
- “Esta carpeta está en la papelera de Google Drive”: Alguien movió la carpeta sincronizada a la papelera en Google Drive. Restáurala en Google Drive, y la sincronización continuará en la siguiente sincronización o cuando hagas clic en Sincronizar ahora. Mientras tanto, tus documentos no se modifican.
- “N archivos no se pudieron sincronizar”: La sincronización terminó, pero esos archivos no se pudieron añadir o actualizar en tu biblioteca. Se vuelven a intentar en la siguiente sincronización diaria, o de inmediato cuando haces clic en Sincronizar ahora. Si los mismos archivos siguen fallando, contacta con soporte e indica los nombres de los archivos.
- “La sincronización se volverá a intentar automáticamente”: Google Drive, Dropbox o el servicio de sincronización no estuvo disponible temporalmente. No necesitas hacer nada. Se vuelve a intentar después de unos 15 minutos, hasta tres veces, y la siguiente sincronización diaria lo vuelve a intentar de todos modos.
Pase lo que pase, los errores de sincronización nunca eliminan tus documentos. Si una carpeta deja de estar accesible, tu biblioteca conserva sus documentos y muestra un error en la columna Cloud Sync hasta que pueda volver a sincronizar.