{"id":445,"date":"2026-06-28T14:56:17","date_gmt":"2026-06-28T14:56:17","guid":{"rendered":"https:\/\/documentlibrary.pro\/?p=445"},"modified":"2026-07-03T12:56:26","modified_gmt":"2026-07-03T12:56:26","slug":"cloud-document-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/documentlibrary.pro\/it\/blog\/cloud-document-management\/","title":{"rendered":"Gestione documentale nel cloud: una panoramica"},"content":{"rendered":"<p class=\"wp-block-paragraph\">La gestione documentale cloud consiste nell'archiviare, organizzare e lavorare con i documenti tramite software che opera via internet, anzich\u00e9 su un computer o server nella propria sede. I file sono custoditi nel data center del fornitore e vi si accede tramite browser o app da qualsiasi luogo con una connessione.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">L'etichetta comprende una vasta gamma di strumenti, dai sistemi aziendali completi alla semplice archiviazione di file, e non sono intercambiabili. In questo articolo spiegher\u00f2 cosa comprende davvero la &#8220;gestione documentale cloud&#8221;, i principali tipi di strumenti che portano questo nome e come individuare quello adatto al proprio scopo.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Cosa si intende per gestione documentale cloud<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La gestione documentale cloud \u00e8 la pratica di conservare i documenti dell'organizzazione in software online anzich\u00e9 sui computer locali. Il fornitore ospita i file, gestisce backup e sicurezza e fornisce l'accesso al personale via web.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Il vantaggio \u00e8 immediato. Nessuno deve inviare via email l'ultima versione di un file o cercare in un'unit\u00e0 condivisa che esiste solo sul laptop di una persona. Tutti lavorano sulla stessa copia online, gli aggiornamenti sono visibili all'intero team e i documenti sopravvivono alla perdita di un dispositivo o a un guasto del disco.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Tuttavia, vale la pena capire una cosa prima di confrontare i prodotti: &#8220;gestione documentale cloud&#8221; descrive strumenti che svolgono lavori abbastanza diversi. Alcuni controllano i documenti in modo rigoroso per il personale che accede con login, mentre altri si limitano ad archiviare i file. Alcuni sono progettati per pubblicare documenti verso l'esterno affinch\u00e9 il pubblico li legga. Per scegliere la giusta soluzione cloud, \u00e8 necessario capire quale tipo si necessita. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Quando abbiamo esplorato questo settore, siamo rimasti sorpresi nel constatare che quasi ogni strumento documentale cloud \u00e8 costruito per archiviare e controllare file per utenti che accedono con login. Pochissimi sono progettati per pubblicare una libreria ricercabile verso l'esterno, al pubblico o a un'area riservata. Vale la pena tenerlo a mente, perch\u00e9 molte organizzazioni hanno questa esigenza ma le opzioni disponibili sono meno. <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">I principali tipi di strumenti documentali cloud<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La maggior parte dei prodotti che si definiscono gestione documentale cloud rientra in uno di questi tre gruppi: <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Sistemi di gestione documentale (DMS) cloud.<\/strong> Un DMS cloud gestisce i documenti internamente per un team. Aggiunge cronologia delle versioni, permessi, routing delle approvazioni e tracciamento delle attivit\u00e0. Strumenti come <a href=\"https:\/\/www.m-files.com\/\" rel=\"nofollow\">M-Files<\/a> e <a href=\"https:\/\/start.docuware.com\/\" rel=\"nofollow\">DocuWare<\/a> qui, e <a href=\"https:\/\/www.microsoft.com\/en-us\/microsoft-365\/sharepoint\/collaboration\" rel=\"nofollow\">SharePoint<\/a> \u00e8 l'opzione gi\u00e0 disponibile per la maggior parte delle grandi organizzazioni.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Archiviazione cloud e condivisione file.<\/strong> L'archiviazione cloud conserva i file online e consente di condividerli tramite link. <a href=\"https:\/\/workspace.google.com\/products\/drive\/\" rel=\"nofollow\">Google Drive<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.dropbox.com\/business\" rel=\"nofollow\">Dropbox<\/a> e <a href=\"https:\/\/www.box.com\/\" rel=\"nofollow\">Box<\/a> sono i nomi pi\u00f9 noti. Archiviano i file senza governarli.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Librerie di documenti ospitate.<\/strong> Una libreria ospitata pubblica una raccolta di documenti come collezione ricercabile sul proprio sito web, per il pubblico, i propri membri o clienti da sfogliare senza account. Questo \u00e8 il pi\u00f9 piccolo dei tre gruppi e quello che molti non sanno che esiste.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Il motivo per cui la distinzione crea confusione e che il marketing di tutti e tre usa le stesse parole: &#8220;sicuro&#8221;, &#8220;cloud&#8221;, &#8220;ricercabile&#8221; e &#8220;organizzato&#8221;. Bisogna andare oltre le parole e considerare per cosa e stato creato lo strumento - questo rendera molto piu semplice scegliere la gestione cloud giusta per la propria organizzazione.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">DMS completo vs archiviazione cloud vs libreria di documenti ospitata<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Il modo pi\u00f9 semplice per distinguere i tre \u00e8 chiedersi chi dovrebbe aprire i documenti e dove.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Un DMS completo (sistema di gestione documentale) \u00e8 orientato all'interno. Presuppone che le persone che usano i documenti siano il proprio personale, che accede con login per visualizzare, modificare e approvare i file.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">L'archiviazione cloud \u00e8 simile in quanto si concentra sulle persone a cui si concede l'accesso, anche se \u00e8 meno orientata al controllo e pi\u00f9 alla comodit\u00e0. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una libreria di documenti ospitata \u00e8 l'opposto di entrambe. Presuppone che le persone che leggono i documenti siano esterne al team, che arrivano sul sito per trovare e scaricare ci\u00f2 di cui hanno bisogno.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/documentlibrary.pro\/wp-content\/uploads\/2026\/07\/document-management-software-searchable-library.jpg\" alt=\"Cloud document management shown as a hosted searchable library with categories and downloads\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ecco come si confrontano i tre in base alle domande che determinano l'idoneit\u00e0:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th>Approccio<\/th><th>A chi&#8217;s rivolto<\/th><th>Dove risiedono i documenti<\/th><th>Punto di forza<\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>DMS cloud<\/td><td>Personale interno con login<\/td><td>L'account sicuro del fornitore<\/td><td>Controllo versioni, permessi, approvazioni<\/td><\/tr><tr><td>Archiviazione cloud<\/td><td>Tu e chi condividi<\/td><td>L'unit\u00e0 cloud del fornitore<\/td><td>Archiviazione e condivisione link<\/td><\/tr><tr><td>Libreria di documenti ospitata<\/td><td>Il pubblico, i membri o i clienti<\/td><td>I file sono archiviati nel cloud e appaiono sul proprio sito web<\/td><td>Pubblicazione di una libreria ricercabile e navigabile<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Molte organizzazioni finiscono per aver bisogno di due di queste soluzioni contemporaneamente. Si potrebbe gestire un DMS interno per il team e avere comunque documenti che si vuole rendere accessibili al pubblico, cosa che un sistema progettato per utenti con login non consente.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Questo secondo compito \u00e8 dove una libreria ospitata come <a href=\"https:\/\/documentlibrary.pro\/it\/\">Document Library Pro<\/a> si inserisce. Trasforma una cartella di file in una <a href=\"https:\/\/documentlibrary.pro\/it\/blog\/document-library\/\">libreria documentale ricercabile<\/a> sul proprio sito che i visitatori possono filtrare, visualizzare in anteprima e scaricare, senza bisogno di login.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">E possibile utilizzarlo come plugin su un sito WordPress (per organizzazioni che usano gia WordPress per il loro sito principale) o come embed su qualsiasi altra piattaforma. Completa un sistema interno senza sostituirlo - ad esempio, e possibile archiviare i file direttamente nel sistema cloud di Document Library Pro, oppure continuare ad archiviarli su <a href=\"https:\/\/www.dropbox.com\/business\" rel=\"nofollow\">Dropbox<\/a>, <a href=\"https:\/\/workspace.google.com\/products\/drive\/\" rel=\"nofollow\">Google Drive<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.microsoft.com\/en-us\/microsoft-365\/onedrive\/online-cloud-storage\" rel=\"nofollow\">OneDrive<\/a> ecc. e semplicemente collegarli da Document Library Pro.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/documentlibrary.pro\/wp-content\/uploads\/2026\/07\/publish-document-library-to-website.jpg\" alt=\"Publishing a cloud document library to any website with an embed code or hosted page\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Vediamo un esempio concreto. <a href=\"https:\/\/alburyparishcouncil.gov.uk\/financial-and-statutory-documents\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer nofollow\">Albury Parish Council<\/a> nel Regno Unito utilizza una libreria come questa per pubblicare i propri conti statutari dove i residenti possono trovarli:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"700\" height=\"692\" src=\"https:\/\/documentlibrary.pro\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/albury-dlp-featured-700x692-1.png\" alt=\"Albury Parish Council document library publishing council records in the cloud\" class=\"wp-image-82\" srcset=\"https:\/\/documentlibrary.pro\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/albury-dlp-featured-700x692-1.png 700w, https:\/\/documentlibrary.pro\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/albury-dlp-featured-700x692-1-300x297.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 700px) 100vw, 700px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Se l'esigenza \u00e8 solo la gestione cloud interna, Document Library Pro non \u00e8 lo strumento adatto e indicherei un DMS adeguato. Confronto le principali opzioni interne nella mia guida al <a href=\"https:\/\/documentlibrary.pro\/it\/blog\/best-document-management-software\/\">software di gestione documentale<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Sicurezza e accesso nel cloud<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La sicurezza spesso frena le persone dall'archiviare documenti nel cloud, per ragioni comprensibili. Rassicurante sapere che un fornitore cloud affidabile protegge quasi certamente i file meglio di una cartella su un PC d'ufficio. Cifrano i dati, gestiscono i propri backup e aggiornano i sistemi pi\u00f9 velocemente di quanto la maggior parte delle organizzazioni potrebbe fare internamente.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Quello che si controlla \u00e8 l'accesso: chi pu\u00f2 aprire quali documenti e come. Il modello \u00e8 diverso per ogni tipo di strumento.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Un cloud DMS<\/strong> offre permessi granulari, cos\u00ec si pu\u00f2 decidere che un team veda una cartella, un altro possa modificarla e un terzo possa solo visualizzarla.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Archiviazione cloud<\/strong> funziona principalmente tramite link condivisi e inviti alle cartelle, il che \u00e8 pi\u00f9 semplice ma meno preciso.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Una libreria hosted<\/strong> \u00e8 progettata per la pubblicazione, quindi il suo default \u00e8 aperto. Con Document Library Pro, \u00e8 possibile proteggere l'intera libreria con una password per i membri, o richiedere un'email prima del download.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Far corrispondere il modello di accesso alla sensibilit\u00e0 dei documenti \u00e8 pi\u00f9 importante del brand del software. Per uno sguardo pi\u00f9 approfondito sulle scelte, consultate la mia guida alla <a href=\"https:\/\/documentlibrary.pro\/it\/blog\/secure-document-sharing\/\">condivisione sicura documenti<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Come scegliere il cloud document management per la propria situazione<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nella scelta del software di cloud document management, iniziate dall'obiettivo piuttosto che dall'elenco delle funzionalit\u00e0. Significa considerare cosa volete che i documenti facciano, e lo strumento giusto ne deriver\u00e0 naturalmente. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Se il vostro team deve gestire documenti controllati internamente, con versioni, approvazioni e un registro di chi ha modificato cosa, allora avete bisogno di un cloud DMS. <a href=\"https:\/\/www.microsoft.com\/en-us\/microsoft-365\/sharepoint\/collaboration\" rel=\"nofollow\">SharePoint<\/a> \u00e8 la scelta sicura se siete gi\u00e0 su Microsoft 365, e un sistema come <a href=\"https:\/\/www.m-files.com\/\" rel=\"nofollow\">M-Files<\/a> or <a href=\"https:\/\/start.docuware.com\/\" rel=\"nofollow\">DocuWare<\/a> giustifica il suo costo nei settori regolamentati.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Se avete principalmente bisogno di archiviare file e condividerne qualcuno con un collega o un cliente, il cloud storage \u00e8 sufficiente senza ulteriore complessit\u00e0. <a href=\"https:\/\/workspace.google.com\/products\/drive\/\" rel=\"nofollow\">Google Drive<\/a> e <a href=\"https:\/\/www.dropbox.com\/business\" rel=\"nofollow\">Dropbox<\/a> sono difficili da battere per questo, e i livelli gratuiti sono sorprendentemente utili per un piccolo team.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Se il vostro obiettivo \u00e8 mettere i documenti davanti a persone esterne alla vostra organizzazione - il pubblico, i vostri membri o i vostri clienti che visitano il sito e trovano ci\u00f2 che cercano - nessuno dei sistemi interni \u00e8 adatto, perch\u00e9 non \u00e8 il loro compito e avete bisogno di una libreria documenti hosted.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Puoi <a href=\"https:\/\/documentlibrary.pro\/it\/pricing\/\">prova gratuita 14 giorni<\/a> di Document Library Pro e avere una libreria basata su cloud e ricercabile live sul proprio sito nello stesso giorno.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Domande frequenti sul cloud document management<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Il cloud document management \u00e8 sicuro?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Per la maggior parte delle organizzazioni, s\u00ec, e di solito \u00e8 pi\u00f9 sicuro che tenere i file su macchine locali. I provider affidabili cifrano i dati, li archiviano automaticamente e mantengono standard di sicurezza difficili da raggiungere internamente. La vostra principale responsabilit\u00e0 \u00e8 controllare chi ha accesso e usare credenziali robuste.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Qual \u00e8 la differenza tra cloud storage e un sistema di document management?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Il cloud storage conserva i file online e permette di condividerli, ma non li gestisce. Un sistema di document management aggiunge controllo delle versioni, permessi, flussi di approvazione e audit trail, controllando chi pu\u00f2 visualizzare, modificare e approvare ogni file.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Il cloud document management pu\u00f2 pubblicare documenti al pubblico?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La maggior parte non pu\u00f2. Gli strumenti cloud DMS e i servizi di storage sono progettati per uso interno con accesso autenticato, e un link condiviso non \u00e8 una vera libreria pubblica. Per pubblicare una raccolta ricercabile sul proprio sito brandizzato, \u00e8 necessario un software progettato per la visualizzazione front-end, come Document Library Pro.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Sono necessarie competenze tecniche per usare il cloud document management?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dipende dallo strumento. Il cloud storage come Google Drive o Dropbox richiede quasi nessuna competenza. Un DMS completo di solito richiede qualcuno per configurare permessi e flussi di lavoro. Una libreria documenti hosted si colloca nel mezzo, con un processo di configurazione semplice una volta completato la prima volta.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Quanto costa il cloud document management?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">I prezzi variano ampiamente. Il cloud storage e gli strumenti per piccoli team partono gratis o a pochi euro per utente al mese. Le piattaforme DMS enterprise sono di solito a preventivo e prezzate per requisito. Una libreria documenti hosted funziona tipicamente con un abbonamento fisso piuttosto che tariffe per utente, il che la rende prevedibile man mano che il pubblico cresce.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Cloud document management means storing, organizing and working with your documents through software that runs over the internet, rather than on a computer or server in your own office. Your files sit in a provider&#8217;s data center, and you reach them through a browser or an app from anywhere with a connection. 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