I nostri criteri per confrontare gli strumenti di gestione documentale<\/h2>\n
Il fattore pi\u00f9 importante \u00e8 quale compito dovete svolgere: gestire i file internamente per il team, o pubblicarli all'esterno per il pubblico o i clienti. La maggior parte del software di gestione documentale \u00e8 per la gestione interna dei file e la scelta \u00e8 pi\u00f9 limitata per la pubblicazione. Tuttavia, condivider\u00f2 strumenti di entrambe le categorie.<\/p>\n
Successivamente, ho valutato quanto sia difficile configurare ciascuno, quanto bene controlli l'accesso e cerchi in un archivio di grandi dimensioni, e con cosa si integra. Anche il prezzo conta, e va da livelli gratuiti a contratti enterprise. Per ogni piattaforma ho spiegato per chi \u00e8 pi\u00f9 adatta e gli eventuali svantaggi.<\/p>\n
Le 8 migliori opzioni di software di gestione documentale<\/h2>\n1. SharePoint (Microsoft 365)<\/h3>\n
SharePoint<\/a> \u00e8 la risposta predefinita per le grandi organizzazioni, e per buoni motivi. Se il vostro team lavora gi\u00e0 in Microsoft 365, i documenti risiedono accanto a Outlook, Teams e Office, con co-authoring, permessi granulari e i controlli di conformit\u00e0 richiesti dai revisori. Power Automate consente di creare flussi di approvazione senza codice, e la cronologia delle versioni \u00e8 integrata.<\/p>\n Il compromesso \u00e8 la complessit\u00e0. SharePoint premia le organizzazioni con un team IT per configurarlo e gestirlo, e pu\u00f2 sembrare macchinoso per un team di dieci persone. \u00c8 anche progettato per uso interno. Potete condividere un file con un collaboratore esterno, ma non potete trasformare un sito SharePoint in una libreria documenti pubblica che i visitatori possono sfogliare senza account.<\/p>\n M-Files<\/a> offre una visione diversa di come i file dovrebbero essere organizzati. Invece di seppellire i documenti nelle cartelle, li etichetta con metadati e consente di trovarli in base a ci\u00f2 che sono: un contratto, un registro di qualit\u00e0, una fattura per un determinato cliente.<\/p>\n Questo modello basato sui metadati \u00e8 il motivo per cui M-Files continua a emergere nei settori regolamentati come finanza, legale e manifattura. In questi ambiti \u00e8 spesso necessario dimostrare quale versione di un documento controllato era in vigore in una data specifica.<\/p>\n Richiede un approccio diverso e abbandonare le cartelle richiede un po' di adattamento. I prezzi sono orientati alle aziende piuttosto che ai privati, quindi raramente \u00e8 la soluzione pi\u00f9 economica. Per un'organizzazione con obblighi di conformit\u00e0, la struttura si ripaga da sola.<\/p>\n Mentre SharePoint archivia i documenti e M-Files li classifica, DocuWare<\/a> \u00e8 progettato per elaborarli. Il suo punto di forza \u00e8 l'automazione delle routine documentali che rallentano i team finance e HR: acquisizione delle fatture, lettura dei dati tramite OCR, instradamento per l'approvazione e archiviazione del risultato.<\/p>\n Se il problema \u00e8 una montagna di carta e PDF che deve passare attraverso le persone in un ordine prestabilito, questa \u00e8 la soluzione leader di categoria.<\/p>\n Questa specializzazione \u00e8 anche il suo limite. DocuWare \u00e8 pi\u00f9 di quanto serva se si desidera semplicemente un archivio condiviso ordinato, e configurare correttamente l'automazione richiede un certo lavoro iniziale. I prezzi seguono il modello enterprise, con preventivi su misura anzich\u00e9 una tariffa mensile fissa pubblicata.<\/p>\n Box<\/a> si colloca tra la semplice archiviazione di file e la gestione completa dei contenuti aziendali, ed \u00e8 particolarmente adatto quando si lavora con persone esterne alla propria organizzazione. Condividere una cartella con un cliente, impostare una scadenza su un link, aggiungere una filigrana a un file riservato e monitorare chi lo ha aperto sono tutte operazioni semplici.<\/p>\n Box include anche le certificazioni di sicurezza e le funzionalit\u00e0 di governance richieste dalle aziende pi\u00f9 grandi, oltre a un lungo elenco di integrazioni con le app gi\u00e0 in uso dai team.<\/p>\n Il costo aumenta con l'aggiunta di utenti e spazio di archiviazione, e le funzionalit\u00e0 di governance pi\u00f9 avanzate sono disponibili nei piani superiori. Per poche persone che hanno semplicemente bisogno di cartelle condivise, \u00e8 pi\u00f9 piattaforma di quanto il lavoro richieda. Per un'azienda in crescita che condivide molti file esternamente, \u00e8 una soluzione ottimale.<\/p>\n Non tutte le organizzazioni hanno bisogno di un contratto enterprise, e Zoho WorkDrive<\/a> \u00e8 l'opzione che consiglio innanzitutto a un piccolo team. Offre cartelle di team condivise, livelli di accesso granulari e una suite per ufficio integrata per la modifica collaborativa dei documenti. Il prezzo \u00e8 accessibile per piccole organizzazioni no-profit e aziende, e se si utilizzano gi\u00e0 altre app Zoho, si integra perfettamente.<\/p>\n Non eguaglia la profondit\u00e0 di conformit\u00e0 di M-Files n\u00e9 l'automazione di DocuWare, ed \u00e8 al meglio all'interno della suite Zoho piuttosto che come hub autonomo. Per la maggior parte dei piccoli team, \u00e8 un compromesso equo rispetto al valore offerto.<\/p>\n Per la collaborazione quotidiana, Google Workspace<\/a> \u00e8 difficile da battere. La ricerca di Drive \u00e8 abbastanza veloce da rendere raramente necessario organizzare i file in cartelle. La co-modifica in tempo reale in Docs e Fogli \u00e8 la pi\u00f9 fluida tra tutte le opzioni qui, e quasi tutti sanno gi\u00e0 come usarla. Per un team distribuito che ha principalmente bisogno di scrivere, condividere e trovare file, copre ampiamente le esigenze.<\/p>\n Tuttavia, considerandolo un vero sistema di gestione documentale, si iniziano a incontrare dei limiti. Non esiste un vero livello di metadati, conservazione o controllo versione oltre le funzioni di base, e la proliferazione di cartelle aumenta con la crescita del team. Un link di Drive condiviso non equivale nemmeno a una libreria ricercabile che il pubblico pu\u00f2 sfogliare sul proprio sito con marchio.<\/p>\n Dropbox Business<\/a> si \u00e8 guadagnato la reputazione grazie a una sincronizzazione che funziona semplicemente, ed \u00e8 ancora uno dei modi pi\u00f9 semplici per archiviare file e condividerli con persone interne o esterne all'azienda. La configurazione \u00e8 rapida, le app sono affidabili su tutti i dispositivi e la condivisione di link con password e date di scadenza \u00e8 semplice.<\/p>\n Ci\u00f2 che manca \u00e8 una vera gestione documentale. Ci sono pochi metadati, nessun motore di flusso di lavoro reale, e i prezzi sono basati sullo spazio di archiviazione piuttosto che sui controlli richiesti da un team di conformit\u00e0. \u00c8 un archivio file affidabile, non un sistema per gestire documenti su larga scala.<\/p>\n Tutte le opzioni precedenti conservano i documenti all'interno di un account. Document Library Pro<\/a> \u00e8 quella creata per renderli accessibili all'esterno. Trasforma una cartella di file in una libreria sul proprio sito web che chiunque si scelga pu\u00f2 sfogliare e scaricare senza accedere.<\/p>\n Questo la rende la scelta sbagliata per un archivio interno, e quella giusta per un utilizzo che nessuno degli altri strumenti copre. Albury Parish Council<\/a> la utilizza per pubblicare i propri bilanci statutari, Children’s Mental Health Ontario<\/a> condivide un libreria di risorse<\/a> di guide per le famiglie tramite essa, e Scouting Ireland<\/a> consegna ai membri i propri manuali allo stesso modo.<\/p>\n Possiamo vedere a chi appartiene questo utilizzo, perch\u00e9 abbiamo analizzato i dati dei nostri clienti. Su 500 siti che utilizzano il nostro plugin, le organizzazioni che pubblicano documenti sono principalmente no-profit e associazioni di beneficenza, fornitori sanitari e amministrazioni locali. Una tabella di PDF ricercabile \u00e8 il formato scelto molto pi\u00f9 frequentemente di qualsiasi altro.<\/p>\n Poich\u00e9 la libreria risiede sul proprio sito anzich\u00e9 nel cloud di un fornitore, funziona ovunque sia gi\u00e0 presente il sito. Utilizzarlo come plugin WordPress, o incorporarlo in Shopify, Squarespace, Webflow o un sito personalizzato con un codice embed.<\/p>\n I visitatori ottengono una vera libreria con cui lavorare. Cercano e ordinano la tabella, la filtrano per categoria, aprono un file nel browser per verificarlo, quindi scaricano un documento o comprimono un gruppo in un archivio.<\/p>\n \u00c8 possibile proteggere l'intera libreria con una password per i membri, o richiedere un'e-mail per i download in modo da usarla come portale clienti privato<\/a> e strumento per acquisire contatti.<\/p>\n Non pretende di essere un sistema interno, quindi non dispone di controllo versione o instradamento delle approvazioni. Limitare un file sulla pagina non nasconde l'URL sottostante a meno che non si aggiunga un plugin di protezione, e la configurazione iniziale richiede un po' di apprendimento se WordPress \u00e8 nuovo per l'utente. Nell'ambito del compito per cui \u00e8 stato creato, nessun'altra soluzione qui si avvicina.<\/p>\n\n
2. M-Files<\/h3>\n
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3. DocuWare<\/h3>\n
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4. Box<\/h3>\n
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5. Zoho WorkDrive<\/h3>\n
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6. Google Workspace (Google Drive)<\/h3>\n
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7. Dropbox Business<\/h3>\n
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8. Document Library Pro<\/h3>\n
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Software di gestione documentale a confronto in sintesi<\/h2>\n