{"id":152,"date":"2026-06-19T15:59:06","date_gmt":"2026-06-19T15:59:06","guid":{"rendered":"https:\/\/documentlibrary.pro\/?p=152"},"modified":"2026-06-19T15:59:06","modified_gmt":"2026-06-19T15:59:06","slug":"document-retention-policy","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/documentlibrary.pro\/es\/blog\/document-retention-policy\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo redactar una pol\u00edtica de retenci\u00f3n de documentos"},"content":{"rendered":"<p class=\"wp-block-paragraph\">Una pol\u00edtica de retenci\u00f3n de documentos es un conjunto escrito de reglas que indica durante cu\u00e1nto tiempo su organizaci\u00f3n conserva cada tipo de documento y cu\u00e1ndo eliminarlo de forma segura. Sustituye el &#8220;guardemos todo indefinidamente, por si acaso&#8221; por un calendario que todos pueden seguir.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La mayor\u00eda de las organizaciones necesitan una pol\u00edtica de retenci\u00f3n de documentos por dos razones:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Algunos registros deben conservarse legalmente durante un n\u00famero determinado de a\u00f1os. <\/li>\n\n\n\n<li>Cuando no existe un requisito legal, almacenar documentos antiguos indefinidamente acumula silenciosamente costes, desorden y datos con el tiempo.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">En este art\u00edculo explicar\u00e9 por qu\u00e9 su empresa u organizaci\u00f3n deber\u00eda tener una pol\u00edtica de retenci\u00f3n de documentos y qu\u00e9 debe contener. Despu\u00e9s proporcionar\u00e9 un calendario de retenci\u00f3n de muestra para que lo adapte. Por \u00faltimo, compartir\u00e9 una nota sobre c\u00f3mo la retenci\u00f3n se relaciona con cualquier deber de publicar documentos, y c\u00f3mo funcionan el archivado y la caducidad una vez que sus archivos est\u00e1n activos.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Por qu\u00e9 toda organizaci\u00f3n necesita una pol\u00edtica de retenci\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una pol\u00edtica de retenci\u00f3n responde a una pregunta para cada documento que posee: \u00bfcu\u00e1nto tiempo lo conservamos y qu\u00e9 ocurre cuando ese tiempo termina? Sin una respuesta acordada, la opci\u00f3n predeterminada es conservarlo todo, lo que se convierte silenciosamente en un problema.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Estos son los tres beneficios clave de contar con una pol\u00edtica de retenci\u00f3n de documentos eficaz: <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Cumplimiento.<\/strong> Las autoridades fiscales, los organismos reguladores y los financiadores establecen per\u00edodos m\u00ednimos de retenci\u00f3n para ciertos registros. El Servicio de Impuestos Internos de EE. UU., por ejemplo, establece <a href=\"https:\/\/www.irs.gov\/businesses\/small-businesses-self-employed\/how-long-should-i-keep-records\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer nofollow\">cu\u00e1nto tiempo conservar registros<\/a> en funci\u00f3n del per\u00edodo de prescripci\u00f3n de cada declaraci\u00f3n. No cumplir el m\u00ednimo puede llevar a fallar una auditor\u00eda o una revisi\u00f3n de subvenciones.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Riesgo.<\/strong> Un documento que ya no necesita es un documento que a\u00fan puede ser solicitado, filtrado o requerido judicialmente. Conservar datos personales m\u00e1s tiempo del necesario tambi\u00e9n contraviene la mayor\u00eda de las normativas de protecci\u00f3n de datos.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Localizabilidad.<\/strong> Cuando los borradores antiguos y las versiones superadas nunca se eliminan, los registros que la gente necesita quedan enterrados. Un calendario mantiene el conjunto activo reducido.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una pol\u00edtica escrita tambi\u00e9n elimina la decisi\u00f3n de cualquier persona concreta. Nadie tiene que juzgar en el momento si un archivo de cinco a\u00f1os es seguro de eliminar, porque el calendario ya lo indica. Esa coherencia es lo que buscan los auditores y los consejos, y tambi\u00e9n ayuda a proteger a las personas que gestionan los documentos.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Qu\u00e9 debe cubrir una pol\u00edtica de retenci\u00f3n de documentos<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una buena pol\u00edtica de retenci\u00f3n es breve y pr\u00e1ctica. Debe indicar al lector qu\u00e9 tipo de registro es cada uno, cu\u00e1nto tiempo conservarlo y qui\u00e9n es el responsable. Esto incluye cinco elementos principales:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>\u00c1mbito.<\/strong> Indique a qu\u00e9 registros se aplica la pol\u00edtica, en todos los formatos. El papel, el correo electr\u00f3nico, los archivos escaneados y los documentos en sus sistemas deben estar todos cubiertos, para que nada quede fuera.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Categor\u00edas de registros.<\/strong> Agrupe sus documentos en tipos que compartan un per\u00edodo de retenci\u00f3n, como registros financieros, actas del consejo, contratos y archivos de recursos humanos. Establezca reglas por categor\u00eda, no por archivo.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Per\u00edodos de retenci\u00f3n.<\/strong> Asigne a cada categor\u00eda un per\u00edodo claro, expresado como un n\u00famero de a\u00f1os o como &#8220;permanente&#8221;. Cuando se aplique un m\u00ednimo legal, c\u00edtelo para que la cifra no sea una estimaci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>M\u00e9todo de eliminaci\u00f3n.<\/strong> Indique qu\u00e9 ocurre al final del per\u00edodo. Algunos registros se destruyen o se eliminan permanentemente, otros se trasladan a un archivo a largo plazo en lugar de destruirse.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Responsabilidad y revisi\u00f3n.<\/strong> Nombre al responsable de aplicar el calendario y establezca una fecha para revisar la pol\u00edtica, generalmente una vez al a\u00f1o o cuando cambie la ley.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Use un lenguaje suficientemente sencillo para que un nuevo miembro del personal o voluntario pueda aplicarlo sin preguntar. Tenga en cuenta que una pol\u00edtica de retenci\u00f3n que solo entiende su autor no sobrevivir\u00e1 a la marcha de ese autor. Desea que la pol\u00edtica se use activamente en toda su organizaci\u00f3n durante a\u00f1os, mucho despu\u00e9s de que usted se haya ido.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Calendario de retenci\u00f3n de documentos<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">The retention schedule is at the heart of the policy. The following table lists each category and its period &#8211; use it as a starting point for creating your own. The periods shown are common practice rather than universal law, so treat them as a draft to check against the rules for your own country, state and sector. Always check the requirements for your own country, state and sector.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th>Tipo de documento<\/th><th>Per\u00edodo de retenci\u00f3n t\u00edpico<\/th><th>Notas<\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>Documentos fundacionales (estatutos, reglamentos y registros)<\/td><td>Permanente<\/td><td>Los registros fundamentales que definen la organizaci\u00f3n.<\/td><\/tr><tr><td>Actas del consejo y comit\u00e9s<\/td><td>Permanente<\/td><td>Evidencia de decisiones, rara vez es seguro eliminarlas.<\/td><\/tr><tr><td>Informes anuales y cuentas auditadas<\/td><td>Permanente<\/td><td>Con frecuencia publicados adem\u00e1s de conservados.<\/td><\/tr><tr><td>Declaraciones de impuestos y registros<\/td><td>7 a\u00f1os<\/td><td>El m\u00ednimo del IRS suele ser 3 a\u00f1os, pero muchos conservan 7 para mayor seguridad.<\/td><\/tr><tr><td>Registros de empleo y n\u00f3mina<\/td><td>4 a 7 a\u00f1os<\/td><td>El IRS exige al menos 4 a\u00f1os de registros de impuestos sobre el empleo.<\/td><\/tr><tr><td>Contratos y acuerdos<\/td><td>6-7 a\u00f1os tras su fin<\/td><td>Contado desde la fecha de vencimiento, no desde la firma.<\/td><\/tr><tr><td>Documentaci\u00f3n de subvenciones<\/td><td>Seg\u00fan los t\u00e9rminos de la subvenci\u00f3n<\/td><td>Los financiadores suelen exigir entre 3 y 7 a\u00f1os tras el cierre de la subvenci\u00f3n.<\/td><\/tr><tr><td>P\u00f3lizas de seguro<\/td><td>Permanente o hasta cerrar reclamaciones<\/td><td>Las p\u00f3lizas antiguas pueden ser relevantes para reclamaciones tard\u00edas.<\/td><\/tr><tr><td>Correspondencia rutinaria y borradores<\/td><td>1 a 2 a\u00f1os<\/td><td>Registros de poco valor que no deben acumularse.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Notice that the periods run from a clear event, such as the end of a contract or the close of a grant &#8211; not from the day the file was created. Write that trigger into the schedule so there&#8217;s no ambiguity about when the clock starts. This can get confusing otherwise and lead to misunderstandings and mistakes.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">I also recommend building a particular habit which makes the schedule easier to apply &#8211; build the retention period into the way you name and version your files. If you already follow a <a href=\"https:\/\/documentlibrary.pro\/es\/blog\/document-version-control\/\">control de versiones<\/a> sistema, la fecha y la versi\u00f3n en cada nombre de archivo indican de un vistazo la antig\u00fcedad del registro y si es el actual. As\u00ed es f\u00e1cil ver qu\u00e9 se necesita y qu\u00e9 se puede eliminar.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Retenci\u00f3n frente a obligaciones de divulgaci\u00f3n p\u00fablica<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La retenci\u00f3n se refiere a cu\u00e1nto tiempo se conserva un documento o registro. La divulgaci\u00f3n se refiere a qui\u00e9n puede verlo y, a veces, si est\u00e1 obligado a publicarlo. Ambas obligaciones se solapan, y recomiendo mantenerlas claramente separadas en la pol\u00edtica.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Muchas organizaciones tienen la obligaci\u00f3n legal de poner ciertos documentos a disposici\u00f3n, no solo de conservarlos. Por ejemplo, <a href=\"https:\/\/documentlibrary.pro\/es\/blog\/document-management-for-government\/\">ayuntamientos y organismos p\u00fablicos<\/a> publican \u00f3rdenes del d\u00eda, actas y registros financieros por transparencia. <a href=\"https:\/\/documentlibrary.pro\/es\/blog\/document-management-for-nonprofits\/\">ONG<\/a> publican informes anuales y pol\u00edticas para socios y financiadores. Las asociaciones de propietarios deben poner los documentos y registros de gobierno a disposici\u00f3n de sus miembros, con normas que var\u00edan seg\u00fan el estado.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Para esos registros, la pol\u00edtica debe gestionar dos plazos a la vez: el documento debe estar publicado y ser f\u00e1cil de encontrar mientras las personas tengan derecho a verlo. Adem\u00e1s, sigue la norma de retenci\u00f3n que decide cu\u00e1ndo se archiva o elimina finalmente.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Archivado y vencimiento de documentos en la pr\u00e1ctica<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una pol\u00edtica solo funciona si se aplica. Esto implica eliminar el documento en el momento indicado por la pol\u00edtica de retenci\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">El fallo m\u00e1s com\u00fan es que los registros llegan al final de su periodo de retenci\u00f3n y simplemente permanecen donde est\u00e1n, porque eliminarlos es una tarea manual que nadie asume. Incorporar el vencimiento autom\u00e1tico al lugar donde viven los documentos resuelve ese problema.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Esto es especialmente importante para los documentos que publica en su sitio web. Desarrollamos Document Library Pro para presentar sus archivos como una biblioteca con b\u00fasqueda en su propio sitio. Los visitantes pueden buscar por palabra clave, filtrar por categor\u00eda, ordenar las columnas y previsualizar un archivo en el navegador antes de descargarlo.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Funciona como plugin de WordPress o integrado en Shopify, Squarespace, Wix, Webflow, un sitio personalizado o una intranet mediante un breve c\u00f3digo de inserci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">For a retention policy specifically, the useful part is automatic expiry. You can set documents to disappear from view on a date, which turns the disposal column of your schedule into something the system enforces rather than a reminder somebody has to remember. This won&#8217;t actually delete the document behind the scenes &#8211; you still need a process for that. However, it crucially removes documents from public view at the appropriate time.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Tambi\u00e9n puede mostrar la fecha de \u00faltima actualizaci\u00f3n de cada documento, para que los lectores vean de un vistazo qu\u00e9 tan reciente es un registro publicado.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/documentlibrary.pro\/wp-content\/uploads\/2026\/06\/albury-dlp-featured.png\" alt=\"A council document library with published minutes and financial records organized by category for the public to find\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">En nuestro propio an\u00e1lisis de 500 sitios que usan Document Library Pro, las bibliotecas son gestionadas principalmente por organizaciones m\u00e1s grandes: ONG y organizaciones ben\u00e9ficas, organismos de salud, consejos y concejos, y asociaciones de miembros. Estos son exactamente los grupos que se enfrentan a normas de retenci\u00f3n y obligaciones de publicaci\u00f3n, por lo que tienden a mantener documentos de larga duraci\u00f3n que deben estar actualizados y eliminarse seg\u00fan el calendario.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Tenga en cuenta que la biblioteca publicada solo aplica la parte de la pol\u00edtica que el p\u00fablico o sus miembros pueden ver. Los registros internos que tambi\u00e9n cubre su pol\u00edtica de retenci\u00f3n, como n\u00f3minas o contratos firmados, residen en sus sistemas de finanzas y RRHH, y su calendario debe alcanzar tambi\u00e9n esos registros. Ambos son importantes. <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Preguntas frecuentes sobre las pol\u00edticas de retenci\u00f3n de documentos<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">\u00bfQu\u00e9 es una pol\u00edtica de retenci\u00f3n de documentos?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una pol\u00edtica de retenci\u00f3n de documentos es un conjunto escrito de normas que establece cu\u00e1nto tiempo conserva una organizaci\u00f3n cada tipo de registro y c\u00f3mo los elimina despu\u00e9s. Suele incluir un calendario de retenci\u00f3n que lista cada categor\u00eda de registro junto con su periodo de conservaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">\u00bfCu\u00e1nto tiempo se deben conservar los documentos empresariales?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Depende del registro. Los documentos de gobierno, las actas de la junta y las cuentas anuales suelen conservarse de forma permanente, mientras que los registros fiscales y de empleo se guardan habitualmente entre 4 y 7 a\u00f1os. Consulte siempre el m\u00ednimo legal de su pa\u00eds, estado y sector, ya que el plazo depende del tipo de registro.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">\u00bfQu\u00e9 debe incluir una pol\u00edtica de retenci\u00f3n?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una pol\u00edtica de retenci\u00f3n debe definir su alcance y las categor\u00edas de registros que cubre. Para cada categor\u00eda, indique el periodo de retenci\u00f3n y el m\u00e9todo de eliminaci\u00f3n, y designe al responsable de aplicar y revisar la pol\u00edtica. Red\u00e1ctela de forma suficientemente clara para que cualquier empleado o voluntario pueda seguirla.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">\u00bfEs obligatoria por ley una pol\u00edtica de retenci\u00f3n de documentos?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La pol\u00edtica en s\u00ed no siempre es obligatoria, pero los periodos de retenci\u00f3n que contiene a menudo s\u00ed lo son. Las autoridades fiscales, los reguladores y los financiadores establecen plazos m\u00ednimos para determinados registros, por lo que una pol\u00edtica escrita es la forma pr\u00e1ctica de demostrar que se cumplen. Muchos sectores y acuerdos de subvenci\u00f3n tambi\u00e9n la exigen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">\u00bfCon qu\u00e9 frecuencia se debe revisar una pol\u00edtica de retenci\u00f3n?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Rev\u00edsela al menos una vez al a\u00f1o, y siempre que cambie la ley, los t\u00e9rminos de un financiador o sus propios m\u00e9todos de archivo. Una revisi\u00f3n anual mantiene el calendario alineado con las normas vigentes y permite detectar nuevas categor\u00edas de registros que haya comenzado a gestionar.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Ponga en pr\u00e1ctica su pol\u00edtica de retenci\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Una pol\u00edtica de retenci\u00f3n se reduce a un calendario que todos siguen: qu\u00e9 se conserva, durante cu\u00e1nto tiempo y qu\u00e9 ocurre al finalizar el plazo. Documentarlo evita que la pregunta inc\u00f3moda de &#8220;\u00bfpodemos borrar esto?&#8221; recaiga sobre quien encuentre el archivo por casualidad.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">C\u00f3mo implantarla:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Agrupe sus registros en categor\u00edas que compartan un periodo de retenci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li>Establezca un plazo para cada una, citando el m\u00ednimo legal cuando exista.<\/li>\n\n\n\n<li>Decida el m\u00e9todo de eliminaci\u00f3n para cada categor\u00eda, ya sea borrado o archivo a largo plazo.<\/li>\n\n\n\n<li>Indique qu\u00e9 categor\u00edas tambi\u00e9n debe publicar y mant\u00e9ngalas disponibles mientras dure esa obligaci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li>Designe un responsable y una fecha de revisi\u00f3n anual para que el calendario se mantenga actualizado.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Para los documentos que publica, incluirlos en <a href=\"https:\/\/documentlibrary.pro\/es\/blog\/document-library\/\">biblioteca de documentos con b\u00fasqueda<\/a> le permite aplicar el calendario de forma autom\u00e1tica, con cada registro configurado para vencer en una fecha y con la fecha de \u00faltima actualizaci\u00f3n visible. Puede <a href=\"https:\/\/documentlibrary.pro\/es\/pricing\/\">probar Document Library Pro gratis durante 14 d\u00edas<\/a> y mantener sus registros publicados actualizados, accesibles y eliminados a tiempo, en el sitio web que ya tiene.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>A document retention policy is a written set of rules stating how long your organization keeps each type of document and when to securely dispose of it. It replaces &#8220;let&#8217;s keep everything forever, just in case&#8221; with a schedule that everyone can follow. Most organizations need a document retention policy for two reasons: In this [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-152","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-uncategorized"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v27.8 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>How to Write a Document Retention Policy<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"What a document retention policy is, why your organization needs one, and how to build a clear schedule for keeping and disposing of records.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/documentlibrary.pro\/es\/blog\/document-retention-policy\/\" 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