Unsere Kriterien zum Vergleich von Dokumentenmanagement-Tools<\/h2>\n
Der gr\u00f6\u00dfte Faktor ist, welche Aufgabe erledigt werden muss: Dateien intern f\u00fcr Ihr Team verwalten oder sie nach au\u00dfen ver\u00f6ffentlichen, damit die \u00d6ffentlichkeit oder Kunden sie lesen k\u00f6nnen. Die meisten Dokumentenmanagement-Software eignet sich zur internen Verwaltung von Dateien, und bei der Ver\u00f6ffentlichung dieser Dateien gibt es weniger Auswahl. Ich werde jedoch Tools aus beiden Kategorien vorstellen.<\/p>\n
Danach habe ich mir angesehen, wie einfach sie einzurichten sind, wie gut sie den Zugriff steuern und ein gro\u00dfes Archiv durchsuchen und mit welchen Systemen sie integriert sind. Auch die Preisgestaltung spielt eine Rolle und reicht von kostenlosen Tarifen bis hin zu Enterprise-Vertr\u00e4gen. F\u00fcr jede Softwareplattform habe ich erkl\u00e4rt, f\u00fcr wen sie am besten geeignet ist und welche Nachteile sie hat.<\/p>\n
Die 8 besten Dokumentenmanagement-Softwareoptionen<\/h2>\nSharePoint (Microsoft 365)<\/h3>\n
SharePoint<\/a> ist die Standardantwort f\u00fcr gro\u00dfe Organisationen, und das aus gutem Grund. Wenn Ihr Team bereits mit Microsoft 365 arbeitet, liegen Ihre Dokumente neben Outlook, Teams und Office, mit Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung, detaillierten Berechtigungen und den Compliance-Kontrollen, nach denen Pr\u00fcfer fragen. Mit Power Automate k\u00f6nnen Sie Genehmigungsworkflows ohne Code erstellen, und die Versionshistorie ist integriert.<\/p>\n Der Kompromiss ist die Komplexit\u00e4t. SharePoint belohnt Organisationen mit einem IT-Team zur Konfiguration und Verwaltung, und es kann sich wie eine schwere Maschine f\u00fcr eine Abteilung von zehn Mitarbeitern anf\u00fchlen. Es ist auch intern konzipiert. Man kann zwar eine Datei mit einem externen Mitarbeiter teilen, aber man kann eine SharePoint-Website nicht in eine \u00f6ffentliche Dokumentenbibliothek verwandeln, die Anwohner oder Mitglieder ohne Konto durchsuchen.<\/p>\n M-Files<\/a> vertritt eine andere Ansicht, wie Dateien organisiert werden sollten. Anstatt Dokumente in Ordnern zu vergraben, versieht sie diese mit Metadaten und erm\u00f6glicht es Ihnen, sie danach zu finden, was sie sind: ein Vertrag, ein Qualit\u00e4tsbericht, eine Rechnung f\u00fcr einen bestimmten Kunden.<\/p>\n Dieses Metadatenmodell ist der Grund, warum M-Files immer wieder in regulierten Branchen wie Finanzen, Recht und Fertigung auftaucht. In diesen Bereichen muss oft nachgewiesen werden, welche Version eines kontrollierten Dokuments an einem bestimmten Datum g\u00fcltig war.<\/p>\n Es fordert Sie tats\u00e4chlich dazu auf, anders zu denken, und das Wegkommen von Ordnern erfordert etwas Eingew\u00f6hnung. Die Preisgestaltung richtet sich eher an Unternehmen als an Einzelpersonen, daher ist es selten die g\u00fcnstigste Option. F\u00fcr eine Organisation mit Compliance-Verpflichtungen macht sich die Struktur bezahlt.<\/p>\n Wo SharePoint Dokumente speichert und M-Files sie klassifiziert, DocuWare<\/a> ist darauf ausgelegt, diese zu verarbeiten. Seine St\u00e4rke liegt in der Automatisierung der dokumentenintensiven Routinen, die Finanz- und HR-Teams ausbremsen: Erfassung von Rechnungen, Auslesen der Daten mithilfe von OCR, Weiterleitung zur Genehmigung und Archivierung des Ergebnisses.<\/p>\n Wenn Ihr Problem ein Berg von Papier und PDFs ist, der in einer festgelegten Reihenfolge durch Menschen bewegt werden muss, ist dies der Marktf\u00fchrer.<\/p>\n Dieser Fokus ist auch seine Grenze. DocuWare ist mehr, als Sie ben\u00f6tigen, wenn Sie einfach ein aufger\u00e4umtes gemeinsames Archiv w\u00fcnschen, und die richtige Automatisierung erfordert eine gewisse anf\u00e4ngliche Konfiguration. Die Preisgestaltung folgt dem Unternehmensmodell, wird pro Anforderung angeboten und nicht als fester monatlicher Pauschalpreis ver\u00f6ffentlicht.<\/p>\n Box<\/a> liegt zwischen einfacher Dateispeicherung und vollst\u00e4ndigem Enterprise Content Management und ist besonders gut geeignet, wenn Sie mit Personen au\u00dferhalb Ihrer eigenen Organisation zusammenarbeiten. Das Teilen eines Ordners mit einem Kunden, das Festlegen eines Ablaufdatums f\u00fcr einen Link, das Wasserzeichen f\u00fcr eine sensible Datei und das Nachverfolgen, wer sie ge\u00f6ffnet hat, sind allesamt unkompliziert.<\/p>\n Box bietet zudem die Sicherheitszertifizierungen und Governance-Funktionen, die gr\u00f6\u00dfere Unternehmen ben\u00f6tigen, sowie eine lange Liste von Integrationen mit den Apps, die Teams bereits nutzen.<\/p>\n Die Kosten steigen, wenn Sie Sitze und Speicher hinzuf\u00fcgen, und die fortschrittlichere Verwaltung ist in den h\u00f6heren Stufen angesiedelt. F\u00fcr eineHandvoll Leute, die nur freigegebene Ordner ben\u00f6tigen, ist es mehr Plattform als n\u00f6tig. F\u00fcr ein wachsendes Unternehmen, das viele Dateien extern teilt, ist es eine gute Wahl.<\/p>\n Nicht jede Organisation ben\u00f6tigt einen Enterprise-Vertrag, und Zoho WorkDrive<\/a> ist die Option, die ich einem kleinen Team zuerst empfehlen w\u00fcrde. Sie bietet freigegebene Teamordner, feingranulare Zugriffsebenen und eine integrierte Office-Suite zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten. Der Preis ist f\u00fcr kleine gemeinn\u00fctzige Organisationen und Unternehmen ohne Weiteres tragbar, und wenn Sie bereits andere Zoho-Anwendungen nutzen, f\u00fcgt sie sich nahtlos ein.<\/p>\n Es wird nicht mit der Compliance-Tiefe von M-Files oder der Automatisierung von DocuWare mithalten k\u00f6nnen und ist am besten innerhalb der eigenen Zoho-Suite aufgehoben, anstatt als eigenst\u00e4ndige zentrale Anlaufstelle zu fungieren. F\u00fcr die meisten kleinen Teams ist das ein fairer Tausch f\u00fcr den gebotenen Wert.<\/p>\n F\u00fcr die allt\u00e4gliche Zusammenarbeit, Google Workspace<\/a> ist schwer zu \u00fcbertreffen. Die Suche von Drive ist schnell genug, dass ich selten meine eigenen Dateien in Ordnern organisiere. Die Echtzeit-Kollaboration in Docs und Sheets ist die reibungsloseste aller hier verf\u00fcgbaren Optionen, und fast jeder wei\u00df, wie man sie benutzt. F\u00fcr ein verteiltes Team, das haupts\u00e4chlich Dateien schreiben, teilen und finden muss, deckt es die wichtigsten Bereiche ab.<\/p>\n Betrachten Sie es jedoch als ein echtes Dokumentenmanagement-System, und Sie sto\u00dfen an Grenzen. Es gibt keine echte Metadaten-, Aufbewahrungs- oder Versionskontrollschicht \u00fcber die Grundlagen hinaus, und bei wachsender Teamgr\u00f6\u00dfe breitet sich Ordnerchaos aus. Ein freigegebener Laufwerkslink ist auch nicht dasselbe wie eine durchsuchbare Bibliothek, die die \u00d6ffentlichkeit auf Ihrer eigenen Markenseite durchsuchen kann.<\/p>\n Dropbox Business<\/a> hat sich seinen Ruf durch eine Synchronisation erworben, die einfach funktioniert, und bleibt eine der einfachsten M\u00f6glichkeiten, Dateien zu speichern und sie mit Personen innerhalb oder au\u00dferhalb des Unternehmens zu teilen. Die Einrichtung ist schnell, die Apps sind ger\u00e4te\u00fcbergreifend zuverl\u00e4ssig, und die Freigabe von Links mit Passw\u00f6rtern und Ablaufdaten ist problemlos.<\/p>\n Was Sie nicht bekommen, ist viel in Bezug auf ein richtiges Dokumentenmanagement. Es gibt wenig Metadaten, keine echte Workflow-Engine und die Preisgestaltung basiert auf der Speicherung und nicht auf den Kontrollen, die ein Compliance-Team w\u00fcnschen w\u00fcrde. Es ist ein zuverl\u00e4ssiger Dateispeicher, kein System zur Verwaltung von Dokumenten in gro\u00dfem Umfang.<\/p>\n Jede der obigen Optionen beh\u00e4lt Dokumente innerhalb eines Kontos. Document Library Pro<\/a> ist der eine, der gebaut wurde, um sie herauszulassen. Er verwandelt einen Ordner mit Dateien in eine Bibliothek auf Ihrer eigenen Website, die jeder, den Sie ausw\u00e4hlen, durchsuchen und herunterladen kann, ohne sich anmelden zu m\u00fcssen.<\/p>\n Das macht es zur falschen Wahl f\u00fcr ein internes Archiv und zur richtigen Wahl f\u00fcr einen Job, den keiner der anderen \u00fcbernimmt. Kirchengemeinderat Albury<\/a> verwendet es, um seinen Jahresabschluss zu ver\u00f6ffentlichen, Kinder- und Jugendpsychiatrie Ontario<\/a> Anteile an Ressourcenbibliothek gibt<\/a> von Familien leiten es, und Pfadfinder Irland<\/a> h\u00e4ndigt den Mitgliedern ihre Handb\u00fccher auf die gleiche Weise aus.<\/p>\n Wir k\u00f6nnen sehen, zu wem dieser Job geh\u00f6rt, da wir die Daten unserer eigenen Kunden ausgewertet haben. Auf 500 Websites, auf denen unser Plugin l\u00e4uft, waren die Organisationen, die Dokumente ver\u00f6ffentlichen, meist gemeinn\u00fctzige Organisationen und Wohlt\u00e4tigkeitsorganisationen, Gesundheitsdienstleister und lokale R\u00e4te. Eine durchsuchbare Tabelle von PDFs war das Format, zu dem sie weitaus h\u00e4ufiger griffen als zu jedem anderen.<\/p>\n Da die Bibliothek auf Ihrer Website und nicht in der Cloud eines Anbieters lebt, l\u00e4uft sie dort, wo Ihre Website bereits l\u00e4uft. Verwenden Sie sie als WordPress-Plugin oder integ.<\/p>\n Besucher erhalten eine echte Bibliothek zur Verf\u00fcgung. Sie durchsuchen und sortieren die Tabelle, grenzen sie auf eine Kategorie ein, \u00f6ffnen eine Datei im Browser, um sie zu pr\u00fcfen, und nehmen dann ein Dokument oder packen einen Stapel zusammen.<\/p>\n Sie k\u00f6nnen die gesamte Bibliothek mit einem Passwort f\u00fcr Mitglieder sperren oder Downloads \u00fcber eine E-Mail-Anmeldung sch\u00fctzten, sodass sie auch als privates Kundenportal<\/a> und eine M\u00f6glichkeit, Leads zu erfassen.<\/p>\n Es gibt keine Vort\u00e4uschung eines internen Systems, daher gibt es keine Versionskontrolle oder Genehmigungsweiterleitung. Das Einschr\u00e4nken einer Datei auf der Seite verbirgt nicht deren zugrunde liegende URL, es sei denn, Sie f\u00fcgen ein Schutz-Plugin hinzu, und die erste Einrichtung erfordert etwas Einarbeitungszeit, wenn WordPress neu f\u00fcr Sie ist. Innerhalb des Zwecks, f\u00fcr den es entwickelt wurde, ist nichts anderes hier in der N\u00e4he.<\/p>\n\n
2. M-Files<\/h3>\n
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3. DocuWare<\/h3>\n
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4. Kiste<\/h3>\n
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5. Zoho WorkDrive<\/h3>\n
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6. Google Workspace (Google Drive)<\/h3>\n
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7. Dropbox Business<\/h3>\n
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8. Dokumentenbibliothek Pro<\/h3>\n
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<\/p>\n\n
Dokumentenmanagement-Software im \u00dcberblick<\/h2>\n